Wat is Donor Management Software?
Software voor donormanagement is een hulpmiddel voor het volgen en organiseren van veel van de taken die samenhangen met de donoren en fondsenwerving van een organisatie. Het kan worden gebruikt om donorherkenning te plannen, donaties bij te houden en contactgegevens te organiseren. Software voor donormanagement kan ook helpen bij fondsenwerving, zoals het bijhouden van deadlines voor subsidies, prospects en onderzoek. Het algemene doel van de software is het maximaliseren van de efficiëntie van de fondsenwervende inspanningen van een organisatie in relatie tot donoren.
Een van de belangrijkste elementen van software voor donormanagement is de contactendatabase. Een effectief beheerde en gebruikte adressenlijst is een van de belangrijkste factoren bij het werven van fondsen. Het kan zowel worden gebruikt om nieuwe donoren te berechten als om contact te houden met huidige supporters. Mailings worden vaak om verschillende redenen verzonden, zoals bedankbriefjes, uitnodigingen voor speciale evenementen en nieuwsbrieven. De contactendatabase kan ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de organisatie contact houdt met alle eerdere donoren, bestuursleden en andere personen die op de een of andere manier hebben bijgedragen aan de oorzaak.
Donormanagementsoftware kan ook worden gebruikt om individuele bijdragersactiviteiten te volgen. Dit kan een record van eerdere contacten omvatten, zoals mailings, toegekende erkenningen en evenementen waaraan de donor heeft deelgenomen. Het kan ook bijhouden wanneer donaties zijn gedaan en in welk bedrag.
Er zijn vaak verschillende functies in softwareprogramma's voor donormanagement die het beheren van grote databanken met informatie kunnen vergemakkelijken. Veel programma's hebben geavanceerde zoekfuncties, de mogelijkheid om rapporten te genereren en standaardwaarden die kunnen helpen bij herhaalde gegevensinvoer. Er zijn ook programma's waarmee informatie op verschillende criteria kan worden gesorteerd, zodat deze voor een breed scala aan doeleinden kan worden gebruikt.
Een ander veel voorkomend kenmerk van software voor donormanagement zijn verschillende hulpmiddelen voor het bieden van herinneringen en het volgen van verschillende deadlines en verantwoordelijkheden. Dit kan hulp zijn bij het onthouden van subsidietermijnen en het verzenden van correspondentie. Sommige programma's houden ook taken bij wanneer deze zijn voltooid, zodat als er meerdere mensen met een enkele donor werken, het gemakkelijker is om miscommunicatie of onnodig werk te voorkomen.
Donor management software kan ook helpen om verschillende soorten geschenken te volgen. Naast geld kan dit ook diensten, benodigdheden en items voor veiling omvatten. Een programma kan de informatie mogelijk ook compileren in een document voor financiële rapportagedoeleinden. Sommige programma's hebben ook de mogelijkheid om geschenken te verdelen over verschillende fondsenwervende initiatieven.