Wat is e-aanbesteding?
E-aanbesteding of elektronische aanbesteding is een proces waarbij elektronische middelen worden gebruikt om middelen zoals materialen, benodigdheden en apparatuur te verwerven. Dit proces is vergelijkbaar met online winkelen in de detailhandel, maar heeft vaak te maken met verschillende soorten verkopers dan normaal online winkelen. Meestal doen bedrijven aan deze praktijk, maar consumenten kunnen ook e-aanbestedingsmethoden gebruiken, met name voor producten of diensten die ze regelmatig gebruiken. Een consument of bedrijf kan elektronische inkoop handmatig uitvoeren door websites te bezoeken en producten of diensten te bestellen, of ze kunnen een programma deze functies automatisch laten uitvoeren.
Software die voor dit doel wordt gebruikt, is er in een paar typen. Sommige software kan specifiek worden ontworpen voor e-procurementfuncties. Multifunctionele softwareprogramma's, zoals een ERP-programma (Enterprise Resource Planning), kunnen functies voor e-procurement bevatten. Over het algemeen kiezen grote bedrijven die e-procurement gebruiken voor multifunctionele ERP-software. Eigenaren van kleine bedrijven gebruiken vaker speciale programma's voor terugkerende bestellingen van leveringen en diensten, vooral omdat ze goedkoop zijn en beperkte functies hebben die directer van toepassing zijn op de behoeften van kleine bedrijven.
E-inkoopsystemen kunnen over het algemeen automatisch benodigdheden bestellen wanneer het systeem aangeeft dat er meer nodig is. Hoewel deze functie nuttig kan zijn voor grote bedrijven met diepe zakken, vooral voor bedrijven die een groot aantal bestellingen verplaatsen, kan het enorme problemen veroorzaken voor kleinere bedrijven die niet over de middelen beschikken om automatisch bestellen te rechtvaardigen. Een bedrijf met beperkt liquide kapitaal kan enorme problemen ondervinden als een e-procurementprogramma een slecht getimede bestelling plaatst. In wezen is het alleen een goed idee om automatisch bestellen te gebruiken als het bedrijf voldoende zakgeld heeft om een onverwacht getriggerde bestelling gemakkelijk op te nemen. Een optie voor een bedrijf dat met beperkt kapitaal werkt, is om een e-procurementprogramma voor alarmbeheer te hebben wanneer een bestelling moet worden geplaatst, zonder de bestelling daadwerkelijk bij een leverancier te plaatsen.
Stel dat een groot bedrijf veel stoelen maakt van een bepaald soort hout. Voordat het bedrijf de stoelen kan produceren, moet het hout bij de hand zijn. Een bedrijf dat een aanzienlijk groot aantal stoelen verplaatst, kan een automatisch bestelsysteem gebruiken om ervoor te zorgen dat het houtmateriaal er altijd is wanneer het bedrijf een bestelling moet maken. Sommige softwareprogramma's kunnen een bestelling plaatsen voor meer benodigdheden wanneer de benodigdheden bijna op zijn, terwijl andere een bestelling kunnen plaatsen voor benodigdheden wanneer het bedrijf een bestelling voor zijn product ontvangt.