Wat is functionele taakanalyse?
Een functionele functieanalyse (FJA) is een systeem dat in de jaren veertig door het Amerikaanse ministerie van Arbeid is bedacht om alle elementen van een taak te bepalen en te evalueren, waarbij ze hun belang voor de taak rangschikken. Het meet de bestede tijd en de aard van interacties met dingen, met gegevens en met mensen. Een goede functionele functieanalyse meet ook de benodigde kwaliteit van instructie en supervisie, evenals de hoeveelheid training die nodig is om een taak adequaat uit te voeren.
De volledigheid van de functionele functieanalyse maakt deze toepasbaar op elke functie in een organisatie. De FJA van een productiearbeider in een fabriek zou bijvoorbeeld de tijd noteren die is besteed aan het installeren en bedienen van machines. Een FJA van de positie van een expediteur zou zich daarentegen concentreren op de tijd die wordt besteed aan het verplaatsen en afhandelen van items voor verzending. De gemiddelde hoeveelheid tijd besteed aan voortdurende training en in routinematige interactie met supervisors worden ook gemeten. Sommige FJA's kunnen erg veeleisend zijn, met monitors die stopwatches gebruiken om de exacte hoeveelheid tijd te bepalen die nodig is om bepaalde taken uit te voeren.
Human resources-professionals voeren FJA's uit en gebruiken de resultaten bij het nemen van een breed scala aan beslissingen, van personeel tot beloning. FJA's zijn ook van onschatbare waarde bij het nemen van andere managementbeslissingen, zoals reorganisaties en consolidaties. Het is belangrijk om te onthouden dat een functionele functieanalyse de taak zelf evalueert en niet de persoon in de functie. Een goede functionele functieanalyse is echter een hulpmiddel van onschatbare waarde bij het evalueren van de prestaties van een werknemer, volgens de theorie dat men moet weten wat een taak inhoudt voordat men kan bepalen hoe goed een werknemer deze heeft uitgevoerd.
Functionele functieanalyses worden door veel organisaties gebruikt als de eerste stap bij het opstellen van hun functiebeschrijvingen. Een grondige functionele taakanalyse omvat schalen die de werkelijke functies van een baan meten, evenals de mentale processen die daarmee gepaard gaan, zoals redeneren en taalgebruik. Dit zijn echter niet de enige elementen van een baan. Een FJA meet ook de menselijke interacties die zijn opgenomen in de prestaties van de taak en de training die nodig is om de taak goed uit te voeren. Het verzamelen van al deze gegevens is erg handig bij het werven van nieuw talent.
De taken en verantwoordelijkheden die aan veel functies zijn gekoppeld, kunnen in de loop van de tijd veranderen, zelfs als de functies hetzelfde blijven. Veel traditionele kantoorbanen zijn bijvoorbeeld drastisch veranderd in de tweede helft van de 20e eeuw vanwege kantoorautomatisering met als hoogtepunt automatisering. De analyses die deze banen beschrijven, zouden de veranderingen die ze op veel gebieden hebben ondergaan aantonen en zouden het vermogen van de werkgever om ze te beheren verbeteren. FJA's moeten daarom periodiek worden onderzocht en bijgewerkt.
Veel banen hebben betrekking op technische of professionele vaardigheden en capaciteiten. Dus als de functie niet vacant is, kan het eigenlijke onderzoek en de evaluatie van een bepaalde taak het best worden gedaan door de zittende en toezichthoudende medewerkers. De betrokkenheid van HR-professionals bij deze fase van het FJA-proces is vaak beperkt tot toezicht en begeleiding.
De feitelijke analyse is de fase in het proces waarin sommige veronderstellingen worden aangevochten, vooral met betrekking tot kredietwaardigheid of academische vereisten. Dit is ook de fase waarin het management de mogelijkheid moet overwegen dat personen met een handicap het werk uitvoeren. Het is legaal in de VS om sollicitanten te weigeren op grond van handicap, maar werkgevers die dit doen, moeten kunnen documenteren dat een dergelijke weigering het gebrek aan een bonafide beroepskwalificatie (BFOQ) van de kandidaat weerspiegelt. Zonder dergelijke documentatie kunnen werkgevers geconfronteerd worden met aanzienlijke juridische uitdagingen.
Vóór de automatisering was de belangrijkste vaardigheden van veel kantoormedewerkers de bediening van een typemachine, een hulpmiddel dat, vergeleken met moderne computers, beperkte voordelen had. Dezelfde toetsenbordvaardigheden zijn nog steeds nodig om computers te bedienen, maar de onderliggende kennisbasis die nodig is om een zinvol werkproduct te worden, is aanzienlijk uitgebreid. Een FJA kwantificeert de hoeveelheid tijd die een werknemer op een computer doorbrengt, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen taken als tekstverwerking, spreadsheets, presentaties en andere functies. Het kennen van deze informatie is van cruciaal belang voor succesvolle werving.
Veranderingen in de workflow op een fabrieksvloer kunnen eveneens een aanzienlijke impact hebben op de banen van productiemedewerkers. Wijzigingen in de manier waarop binnenkomende grondstoffen worden verpakt, kunnen bijvoorbeeld de hoeveelheid tijd die deze grondstoffen in de werkstroom krijgen, vergroten of verkleinen. Als dergelijke wijzigingen tijd besparen, zullen goede managers de tijd vaak elders toewijzen. Managers die de workflow van hun afdelingen op de hoogte houden door middel van FJA's en tussentijdse observaties, zullen deze over het algemeen efficiënter beheren.