Wat is interne rapportage?

Interne rapportage is een bedrijfspraktijk waarbij informatie wordt verzameld voor intern gebruik. Grote bedrijven vertrouwen op interne rapportage om verschillende managementbeslissingen te nemen en kleine bedrijven kunnen ook profiteren van interne rapporten. In sommige bedrijven is een specifiek personeelslid belast met interne rapportage, terwijl in andere bedrijven mensen interne rapporten voltooien als onderdeel van hun functie. Deze rapporten zijn niet bedoeld om openbaar te worden gemaakt en kunnen vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie bevatten.

Een belangrijk gebied van interne rapportage is financiële rapportage. Financiële rapporten worden gebruikt om de financiële gezondheid van een bedrijf te monitoren en kunnen besluiten die moeten worden genomen over de richting waarin een bedrijf zal worden genomen. Een intern rapport zou bijvoorbeeld kunnen onthullen dat een divisie veel geld uitgeeft zonder veel inkomsten te genereren en managers kunnen bespreken hoe ze die divisie efficiënter kunnen maken of de mogelijkheid overwegen om die divisie helemaal te sluiten.

Interne rapportage kan ook rapporten over werknemers omvatten. Deze rapporten kunnen de efficiëntie, taakprestaties en andere aspecten van werknemersactiviteit bespreken die van belang kunnen zijn. Veel bedrijven ondersteunen ook klokkenluidersactiviteiten en moedigen werknemers aan om rapporten in te dienen als ze vermoeden dat activiteiten de wet of het bedrijfsbeleid overtreden. Een boekhouder kan bijvoorbeeld zijn bezorgdheid uiten over de financiële rapporten van een ander filiaal van een bedrijf of een werknemer kan een manager melden die zich ongepast gedraagt.

Een eenvoudig intern rapport kan eenvoudig feitelijke informatie bevatten die voor het gemak is samengevoegd tot één document. Anderen bieden commentaar en inzicht. Bedrijven met specifieke managementbenaderingen kunnen interne rapporten genereren die niet alleen feitelijke informatie over het bedrijf weergeven, maar ook een beoordeling geven die is ontworpen om te bepalen hoe goed het bedrijf de managementbenadering en het vastgestelde beleid doorloopt. Deze rapporten kunnen ook zaken bevatten zoals de resultaten van enquêtes onder werknemers, bedrijfsstudies uitgevoerd door derden die om evaluaties zijn gevraagd en andere gegevens die mogelijk relevant worden geacht voor het management.

Wanneer een specifieke medewerker wordt belast met het verzamelen van informatie voor interne rapportagedoeleinden, krijgt deze medewerker meestal de vrije loop van een bedrijf om informatie te verzamelen. Zij of hij kan ondersteunend personeel hebben dat taken kan uitvoeren die verband houden met interne rapporten zoals budgetanalyse en werknemersinterviews. Deze werknemer moet volledige toegang hebben om nauwkeurige en nuttige interne rapporten te genereren voor gebruik door het management. Deze werknemer is ook gebonden aan een vertrouwelijkheidsovereenkomst vanwege het gevoelige karakter van de materialen die hij of zij verwerkt.