Wat is inventarisanalyse?
Voorraad is vaak een grote uitgave voor detailhandelaren, fabrikanten en andere bedrijven met voorraadgebaseerde activiteiten. Voorraadanalyse stelt het managementteam van een bedrijf in staat om fouten in het systeem te ontdekken en de bedrijfsvoering te verbeteren. Er zijn verschillende aspecten aan dit proces. Eigenaren en leidinggevenden moeten het voorraadboekhoudsysteem, interne controles en fysieke goederenstroom beoordelen. Voor voorraadanalyse kan ook een langdurig medewerker nodig zijn die het inventarisatieproces voortdurend beoordeelt om de juiste procedures te handhaven.
Er zijn twee soorten voorraadadministratiesystemen in het bedrijfsleven: eeuwigdurend en periodiek. Een voorraadanalyse kan een bedrijf helpen bepalen welke te gebruiken en of het huidige systeem goed werkt. Het eeuwigdurende systeem brengt updates aan in het grootboek van het bedrijf voor elke verkoop, aankoop of aanpassing van voorraadartikelen. Het periodieke systeem werkt de inventarisrekening pas aan het einde van de maand bij. Voor beide systemen is een fysieke voorraadtelling nodig, zij het minder voor het eeuwigdurende systeem.
Tijdens de voorraadanalyse moet een bedrijf zijn productieproces herzien om te bepalen welk systeem het moet gebruiken. Individuele batchprocessen of individuele goederen die een voor een worden geproduceerd, vallen vaak onder het eeuwigdurende systeem. Regelmatige updates van het inventarisaccount helpen financiële gegevens bij te houden. Bedrijven die grote sets homogene goederen produceren, gebruiken meestal het periodieke systeem. Minder frequente updates werken goed omdat de soorten goederen die worden geproduceerd meestal hetzelfde zijn.
Interne controles zijn de beschermende maatregelen die een bedrijf neemt om de inventaris te beschermen. Deze omvatten vooraf genummerde inkooporders, beveiligde fysieke locaties om inventaris op te slaan en beveiligingssystemen of camera's om inventaris in het bedrijf te bekijken. Het inhuren van gebonden werknemers en het scheiden van voorraadtaken onder werknemers zijn ook interne controles. De inventarisanalyse identificeert of de huidige interne controles correct werken en welke interne controles nodig zijn om de voorraad verder te beschermen. Interne controles verschillen vaak tussen bedrijven, omdat ze die gebruiken die specifiek zijn voor hun activiteiten.
De fysieke stroom van inventaris is een ander aspect van voorraadanalyse. Dit houdt in dat inventarisatiehandelingen van begin tot eind worden geëvalueerd. Voorraadbeheerprocedures voor bestellen, ontvangen, opslaan en verkopen moeten allemaal worden beoordeeld om te bepalen hoe goed ze werken. Dit proces werkt ook goed bij het identificeren van interne controleproblemen. Updates over hoe medewerkers elke taak in het inventarisatieproces voltooien, kunnen een bedrijf helpen dit bedrijfsmiddel te beveiligen.
Voorraadanalyse hoeft niet noodzakelijk een zeldzaam proces in een bedrijf te zijn. Bedrijven moeten inventarisatieprocedures actief herzien en bijwerken om ervoor te zorgen dat er geen fraude of verduistering bestaat in de bedrijfspraktijken. Het instellen van een specifiek schema voor voorraadanalyse zorgt ook voor een correcte uitvoering van taken door werknemers.