Wat is voorraadbeheer?
In het algemeen verwijst voorraadbeheer naar de methode waarmee bedrijven met materiële middelen en materialen omgaan om ervoor te zorgen dat middelen direct beschikbaar zijn voor gebruik. Voorraden worden over het algemeen beheerd met behulp van een papieren lijstsysteem of een systeem met computersoftware. Door een voorraadbeheersysteem te gebruiken, kan een huishouden verwachten de benodigde voorraden bij de hand te houden, terwijl een bedrijf middelen efficiënter kan gebruiken om inkomsten te genereren.
De eenvoudigste vorm van voorraadbeheer is de papieren methode waarbij een lijst wordt bijgehouden van materialen die regelmatig worden gebruikt. Wanneer items worden binnengebracht, worden ze aan de lijst toegevoegd. Wanneer de voorraad opraakt, wordt een aankoop gedaan om materialen aan te vullen. Op deze manier kan op elk moment een lopende inventaris van de belangrijkste materialen worden verstrekt. Deze eenvoudige vorm van voorraadbeheer is nuttig, zodat materialen kunnen worden gekocht op momenten dat de prijzen laag zijn en er nooit iets kritieks op is.
Een andere populaire vorm van voorraadbeheer is het op computersoftware gebaseerde voorraadbeheersysteem. Naarmate de voorraad toeneemt, kan een computerinventarisbeheersysteem worden gebruikt om grote hoeveelheden producten en materialen bij te houden. Telkens wanneer een afzonderlijk materiaal wordt binnengebracht of de inventaris verlaat, voert de voorraadbeheersoftware aanpassingen uit om te corresponderen met deze activiteiten.
Een geautomatiseerd inventarisatiesysteem is ook nuttig om de kosten in verband met het gebruik van materialen op grote schaal te evalueren. In combinatie met een centraal boekhoudsysteem kan computerinventarisatie software eenvoudig de gemiddelde kosten per eenheid berekenen. Een computerinventarisatiemethode rapporteert ook de gemiddelde inkomsten die worden gegenereerd wanneer materialen worden gebruikt om goederen te produceren die worden gekocht en verkocht.
De belangrijkste reden dat voorraadsystemen worden gebruikt, is het bijhouden van voorraden, zodat voorraadproblemen snel kunnen worden geïdentificeerd. Als er veel vraag is naar materialen, zal een voorraadsysteem een organisatie in staat stellen om strategisch om te gaan met materialen, geplande aankopen te doen om voorraden bij de hand te houden en de verspilling van materialen te verminderen. Bovendien zijn veel organisaties verplicht een doorlopende inventarislijst van goederen bij te houden voor belasting- en verzekeringsdoeleinden.
Het hebben van een inventarisbeheersysteem dat goed werkt, is afhankelijk van de grootte van de organisatie en het type materialen dat moet worden gevolgd. Hoewel een eenvoudige inventarisatiemethode goed kan werken voor een klein bedrijf; voor grote organisaties met een groot aantal benodigdheden, onderdelen of materialen bij de hand kan een computerinventarisatiesysteem nodig zijn om de vraag bij te houden. Zonder een duidelijk systeem om de voorraadniveaus stabiel te houden, kunnen problemen ontstaan die kostbaar en onhandig kunnen zijn.