Wat is inventaris?
Voorraad is de totale hoeveelheid goederen en / of materialen die zich op een bepaald moment in een winkel of fabriek bevinden. Winkeliers moeten het precieze aantal artikelen in hun schappen en opslagruimten kennen om bestellingen te plaatsen of verliezen te beheersen. Fabrieksmanagers moeten weten hoeveel eenheden van hun producten beschikbaar zijn voor bestellingen van klanten. Restaurants moeten meer eten bestellen op basis van hun huidige benodigdheden en menu-behoeften. Al deze bedrijven vertrouwen op een voorraadtelling om antwoorden te geven.
Het woord 'inventaris' kan zowel betrekking hebben op de totale hoeveelheid goederen als op het tellen ervan. Veel bedrijven inventariseren regelmatig hun voorraden om te voorkomen dat populaire artikelen opraken. Anderen maken een inventaris om te verzekeren dat het aantal bestelde artikelen overeenkomt met het werkelijke aantal fysiek getelde artikelen. Tekorten of overschotten na een inventaris kunnen wijzen op een probleem met diefstal ('krimp' genoemd in detailhandelskringen) of onnauwkeurige boekhoudpraktijken.
Restaurants en andere detailhandelsbedrijven die veelvuldig inventariseren, kunnen op basis van de resultaten een 'par' systeem gebruiken. De inventaris zelf kan bijvoorbeeld 10 appels, 12 sinaasappels en 8 bananen op de productenplank onthullen. Het voorkeursnummer van elk item wordt vermeld op een 'par sheet', een hoofdlijst van alle items in het restaurant. Als het par sheet 20 appels, 15 sinaasappels en 10 bananen vraagt, weet de manager een bestelling te plaatsen voor 10 appels, 3 sinaasappels en 2 bananen om het par-nummer te bereiken. Hetzelfde principe geldt voor elke andere detailhandel met een aantal verschillende productlijnen.
Bedrijven nemen ook elk kwartaal een inventaris op om cijfers te genereren voor financiële rapporten en belastinggegevens. In het ideale geval willen de meeste bedrijven net genoeg voorraad hebben om aan de huidige bestellingen te voldoen. Als er te veel producten in een magazijn wegkwijnen, kan een bedrijf er minder aantrekkelijk uitzien voor investeerders en potentiële klanten. Heel vaak biedt een bedrijf aanzienlijke kortingen als de inventarisaantallen hoog zijn en de verkopen laag. Dit wordt vaak gezien in nieuwe autodealers omdat de fabrikanten de modellen van het volgende jaar vrijgeven voordat de huidige voertuigen op de kavel zijn verkocht. Meubelbedrijven kunnen ook 'voorraadverminderende verkopen' aanbieden om hun showrooms te ontruimen voor nieuwere goederen.