Wat is factuurverwerking?

Factuurverwerking is een reeks procedures voor het verwerken van facturen om ervoor te zorgen dat deze tijdig worden betaald. Individuele bedrijven hebben meestal hun eigen verwerkingssystemen, waarbij leden van het boekhoudpersoneel, toezichthouders en ander personeel zijn betrokken. Er is software beschikbaar voor het verwerken van facturen om het proces te stroomlijnen, het gemakkelijker te maken om records te vinden en snelle toegang te bieden tot lopende openstaande facturen.

Het proces begint met de levering van een factuur per fax, e-mail, post of een ander systeem. Een lid van het boekhoudpersoneel moet de factuur openen en controleren om te beslissen hoe verder te gaan. Het kan een inkoopordernummer hebben dat aangeeft dat de persoon die verantwoordelijk is voor die inkooporder deze moet verifiëren. Dit kan inhouden dat de factuur wordt gecontroleerd aan de hand van daadwerkelijk ontvangen artikelen en dat wordt geverifieerd dat een persoon de aankoop in de eerste plaats heeft goedgekeurd. Als er geen inkoopordernummer aanwezig is, moet de accountant het document onderzoeken om te bepalen welk soort product of dienst wordt besproken.

In elektronische factuurverwerkingssystemen kunnen mensen de factuurgegevens opnemen, inclusief de oorspronkelijke leverancier, details, vervaldatum, enzovoort, waardoor een traceerbaar database-item wordt gecreëerd. Boekhoudkundige toezichthouders kunnen lijsten met openstaande facturen opvragen, gesorteerd op vervaldatum en andere parameters. Zodra een accountant de betaling goedkeurt, kunnen fondsen worden verzonden per cheque, elektronische overboeking en andere methoden, met behulp van de gegevens van de verkoper in het bestand. Als een leverancier nieuw is, moet de boekhoudafdeling mogelijk contact opnemen om informatie te verzamelen als de factuurgegevens niet volledig zijn.

Bedrijven registreren hun betalingen per cheque of bevestigingsnummer, afhankelijk van hoe ze geld indienen, om een ​​record te maken waarin wordt getoond wanneer en hoe ze een betaling hebben gedaan. Zodra het geld is verzonden, kan de boekhoudafdeling vaststellen dat de factuur is betaald en deze uit de kolom crediteuren in hun grootboeken verplaatsen. Als er een geschil ontstaat over betalingen, kunnen deze gegevens worden bekeken om te achterhalen waar een betaling is misgelopen en hoe het probleem kan worden opgelost.

Het aantal stappen voor factuurverwerking kan variëren, afhankelijk van het bedrijf en de systemen die het gebruikt. Failsafes zijn ingebouwd om problemen te voorkomen, zoals dubbele betalingen, betalen voor ongeautoriseerde aankopen of het niet betalen van een factuur binnen de gestelde voorwaarden. In een klein bedrijf kan een enkele persoon verantwoordelijk zijn voor deze betalingen, terwijl grotere bedrijven een volledige crediteurenadministratie kunnen hebben die verantwoordelijk is voor de afhandeling van alle factuurverwerking, voor elke leverancier van leveranciers van nutsbedrijven tot onderaannemers die een bedrijf gebruikt voor specifieke projecten.