Wat is papierwerk?
Papierwerk is een algemene term voor de vele verschillende formulieren, facturen, lijsten, cv's en werkzaamheden die in elk bedrijf moeten worden voltooid. Hoewel computers voor het grootste deel wat papierwerk hebben verwijderd, zoals papieren memo's, zijn formulieren en andere papieren nog steeds nodig in de meeste kantoren. In veel kantoren kunnen dezelfde papieren door veel mensen worden verwerkt en verwerkt voordat ze worden ingediend, opgeslagen of versnipperd.
Veel experts op het gebied van kantoorefficiëntie adviseren dat elk stuk papier meteen naar de juiste plaats moet gaan om door die afdeling of persoon te worden afgehandeld. Na het lezen en bewerken van elk stuk papier kan het worden bewaard, versnipperd, weggegooid, gerecycled of opgehangen aan een prikbord. Papierwerk dat nog steeds nodig is om te voltooien, kan in een gelaagde lade worden bewaard. De laden moeten worden geëtiketteerd om gemengde stapels papier in de laden te voorkomen.
De klassieke manier om de laden of manden te labelen in een papierhouder met meerdere niveaus, is met de woorden in en uit . De invoermand is voor inkomend papierwerk dat moet worden gedaan en de uitvoermand bevat uitgaand papierwerk dat is voltooid. Sommige kantoormedewerkers labelen hun bureauladen nog steeds op deze manier, terwijl anderen helemaal afstand doen van etiketten. Sommige werknemers gebruiken geen papierladen met meerdere lagen voor papierwerk, maar kunnen hangende bestanden gebruiken om papier in een diepe bureaulade op te slaan.
Sommige werknemers lijken het grootste deel van hun papierwerk op een stapel op hun bureau te houden, maar de meeste experts in bedrijfsorganisatie stellen voor om alleen het meest recente project op de desktop te hebben. Andere papierwerkprojecten kunnen worden opgeslagen in laden of bestanden voor eenvoudige referentie. Door ongeorganiseerd papierwerk te moeten doorzoeken om iets te vinden, kan de productiviteit worden verlaagd.
Soorten papierwerk dat voor de meeste bedrijven gebruikelijk is, zijn formulieren, rapporten, juridische archieven, projectoverzichten, werknemersevaluaties, faxen, brieven, verzendrapporten, bestellingen en facturen. Veel bedrijven gebruiken computerbestellingen en facturen en e-mails in plaats van brieven. Toch drukken de meeste bedrijven exemplaren hiervan af voor andere afdelingen, zoals de boekhoudafdeling. Sommige kantoren zijn vrijwel papierloos, maar veel werken er nog steeds aan om dat punt te bereiken. De meeste bedrijven recyclen tegenwoordig hun papierwerk waar mogelijk en dozen voor papierrecycling zijn tegenwoordig een gewoon gezicht in kantoren.