Wat is Payroll Service?
Over het algemeen worden werknemers betaald tegen een vast tarief, op uur- of salarisbasis. In de Verenigde Staten zijn werkgevers verplicht om sociale zekerheid, Medicare, werkman's vergoeding, staat, federale en vaak lokale belastingen te betalen voor elke werknemer. Een werkgever moet ook een deel van deze belastingen en andere kosten aftrekken van het salaris van de werknemers, en al deze transacties moeten worden geregistreerd voor audit- en belastingdoeleinden.
Een payroll-service is een bedrijf dat, tegen betaling, al deze functies onafhankelijk van elkaar afhandelt, waardoor de ondernemer tijd vrijmaakt voor belangrijkere zaken. Zodra een account is aangemaakt, biedt de werkgever de salarisadministratie eenvoudig een lijst met alle werknemers, de uren die ze hebben gewerkt en eventuele afwijkingen. Deze gegevens worden vervolgens verwerkt en het geld wordt overgeboekt van de bank van de werkgever naar de account van de salarisadministratie. Medewerkers worden betaald met een standaard cheque of directe storting. De werkgever krijgt dan loon- en belastingrapporten.
Een payroll-service biedt vaak ook andere services. Werkgevers kunnen het beheer van de uitkeringsadministratie en pensioendiensten van het bedrijf overdragen. Vakantie en vrije tijd kunnen ook worden bijgehouden. Sommige salarisadministraties bieden zelfs de mogelijkheid om de belastingbetalingen van de werkgever te beheren, tijd en arbeidsbeheerskwesties te beheren, te helpen bij de naleving van de belastingwetgeving, het beheren van uitgaven en zelfs pre-screeninghulp. Een payroll-service zorgt ook routinematig voor het nodige papierwerk voor directe storting van salaris van werknemers. De kosten voor salarisadministratie variëren afhankelijk van de grootte van het account en de soorten services die worden verleend. Normaal gesproken is er een vergoeding per persoon, plus een vergoeding per uitgegeven cheque.
Het eerste payrollservicebedrijf werd opgericht in 1949 door de voormalige New Jersey Senator Frank Lautenberg en de broers Henry en Joseph Traub. Het bedrijf heette aanvankelijk Automatic Payrolls en bood eenvoudige payroll-diensten aan met behulp van een elektromechanische calculator en een boekhoudmachine van de Comptometer. Automatic Payrolls, die later werden omgedoopt tot Automatic Data Processing (ADP), hielden gelijke tred met de technologie. ADP werd een pionier in het gebruik van geautomatiseerde boekhouding, beginnend met ponskaarten en eindigend met de meest geavanceerde technologie in de industrie.
ADP groeide door kleinere payrollbedrijven over te nemen en werd uiteindelijk openbaar in 1961. Het bedrijf is blijven groeien en wordt erkend als een leider in de payrollservicebranche met meer dan 500.000 klanten en meer dan 40.000 medewerkers. Tegenwoordig verzorgt ADP niet alleen de salarisadministratie, maar verzorgt het ook een verscheidenheid aan bemiddelings- en dealerdiensten.
Het succes van ADP diende als een businessmodel voor salarisadministratie, en dit concept blijft evolueren met technologische verbeteringen. Tegenwoordig werken veel payrollservices rechtstreeks met hun klanten via internet. Een klant kan eenvoudig loongegevens invoeren in zijn of haar webportaal en de transactie wordt onmiddellijk verwerkt. De klant heeft toegang tot alle salaris- en personeelsdossiers en deze informatie kan worden bijgewerkt wanneer de noodzaak zich voordoet. Rapporten kunnen snel worden geraadpleegd, waardoor de loonadministratietaken van bedrijven worden vereenvoudigd en kostbare fouten worden voorkomen.
De proliferatie van de geautomatiseerde loonadministratie heeft geleid tot enkele gevallen van fraude en regelrechte diefstal van fondsen. Daarom is het van cruciaal belang om wat onderzoek te doen om ervoor te zorgen dat een bepaald payrollservicebedrijf betrouwbaar en betrouwbaar is. Dit bedrijf heeft immers toegang tot de meest vertrouwelijke gegevens van een bedrijf, inclusief zijn bankrekening. Als een salarisservice er niet in slaagt om belastingbetalingen op tijd te doen, zal het bedrijf verantwoordelijk worden gehouden en dienovereenkomstig worden beboet. Omdat deze gevallen over het algemeen zeldzaam zijn, wegen de voordelen van het gebruik van een payroll-service op tegen alle risico's.