Wat is loonadministratie?
De term "loonlijst" omvat elke werknemer van een bedrijf dat een regulier loon of andere vergoeding ontvangt. Sommige werknemers kunnen een vast salaris krijgen, terwijl anderen betaald worden voor gewerkte uren of het aantal geproduceerde artikelen. Al deze verschillende betaalmethoden worden berekend door een payroll-specialist en de juiste salarisstrookjes worden uitgegeven. Bedrijven gebruiken vaak objectieve meetinstrumenten zoals tijdkaarten of urenstaten die door supervisors zijn ingevuld om het totale verschuldigde compensatiebedrag per betaalperiode te bepalen.
Nadat een loonadministrateur de uren van een werknemer vermenigvuldigt met zijn of haar loon, wordt het bruto-inkomstenbedrag ingevoerd in een rekenmachine of computerprogramma. Regelmatige inhoudingen zoals belastinginhouding, ziektekostenverzekering, vakbondsrechten, liefdadigheidsbijdragen en dergelijke worden vervolgens gecategoriseerd en afgetrokken. Het resterende saldo wordt vervolgens omgezet in een cheque of elektronische aanbetaling en wordt het nettoloon van de werknemer voor die periode. In de VS identificeren salarisadministraties ook de werkgever en werknemers aan de hand van een federale code en houden ze het totale inkomen en de aftrekposten voor het fiscale jaar bij.
Voor eigenaren van kleine bedrijven is het houden van voldoende geld om alle werknemers te betalen vaak een van hun hoogste prioriteiten. Zelfs als het bedrijf zelf niet winstgevend is geworden, moeten werknemers toch worden gecompenseerd voor hun diensten. Dit is de reden waarom veel kleinere bedrijven er de voorkeur aan geven om hun salarisverplichtingen zo laag mogelijk te houden totdat ze een bepaald niveau van winstgevendheid hebben bereikt. Het is niet ongebruikelijk dat kleine ondernemers van hun eigen salaris afzien om hun werknemers te betalen.
Het opzetten van een effectief loonsysteem is niet bijzonder moeilijk voor getrainde accountants, maar het kan erg tijdrovend zijn. Sommige kleinere bedrijven vertrouwen op gebruiksvriendelijke computersoftware om een eenvoudig systeem op te zetten, compleet met controleprinters en bestandsopslag. Grotere bedrijven kunnen getrainde accountants toewijzen om loonkwesties te behandelen als onderdeel van hun algemene taken. Bedrijven zonder de middelen om hun eigen systemen te onderhouden, kiezen er vaak voor om deze taak uit te besteden aan externe specialisten.
Aangezien de loonadministratie gebaseerd is op objectieve criteria zoals tijdkaarten en federale belastingformulieren, kunnen externe accountants alle berekeningen uitvoeren, alle jaar-tot-datumgegevens opslaan en tijdig betalen. Werkgevers moeten deze bedrijven gewoon bijwerken met eventuele wijzigingen in de lonen of inhoudingen van werknemers.