Wat is fysieke inventaris?
Fysieke inventarisatie kan nauwkeurig verwijzen naar twee afzonderlijke maar verwante ideeën, en de betekenis is voornamelijk gekoppeld aan het feit of de term wordt gebruikt om te verwijzen naar een ding of naar een proces om iets te doen. De fysieke inventaris kan vaak verwijzen naar de voorhanden voorraad van producten die in een winkel worden gevonden, meestal een winkel, en kan ook worden aangeduid als echte inventaris of "bij de hand". Fysieke inventaris kan ook verwijzen naar het proces waarbij de inventaris in een winkel wordt geteld om de kwantitatieve waarde van de inventaris zelf vast te stellen.
Het verschil tussen de twee gebruiksmogelijkheden van het woord is eigenlijk of de term wordt gebruikt als een zelfstandig naamwoord of een werkwoord. Wanneer het als zelfstandig naamwoord wordt gebruikt, wordt de term vaak in de detailhandel gebruikt om vast te stellen hoeveel product beschikbaar is om aan klanten te verkopen. Omdat veel klanten een winkel met lege handen verlaten als ze het product dat ze zoeken niet kunnen vinden, is het belangrijk om voldoende voorraad in een winkel te hebben. De inventaris is ook vaak gekoppeld aan de opslag en het aanvullen van schappen om ervoor te zorgen dat producten in de winkel gemakkelijk beschikbaar zijn voor klanten.
Dit is vaak in tegenstelling tot computerinventaris, hetgeen is wat records van ontvangen zendingen en verkopen van artikelen in de winkel aangeven in de winkel te vinden. Fouten bij verzending, diefstal, onjuiste processen in het register en andere factoren kunnen allemaal een verschil maken tussen de fysieke of werkelijke inventaris en de computerinventaris. Voor veel bedrijven wordt de discrepantie tussen deze twee getallen verkleind, voor items met minder fysieke inventaris dan computerinventaris, of zwelt op wanneer de fysieke inventaris groter is dan de computerinventaris. Beide worden doorgaans als negatief beschouwd, omdat ze vaak indicatief zijn voor bedrijfsverlies of slechte prestaties van geassocieerde deelnemingen op een bepaald niveau.
Wanneer gebruikt om een proces te beschrijven, wordt fysieke inventarisatie meestal eenmaal per jaar of op een vergelijkbare regelmatige basis uitgevoerd. Afhankelijk van de grootte van de winkel, kan het inventariseren slechts enkele uren of meerdere dagen duren en kan dit worden uitgevoerd door medewerkers van de winkel of externe aannemers die zijn ingehuurd om de inventaris uit te voeren. Voor grotere winkels, of voor afdelingen van winkels die vooral populair zijn bij klanten of die waarschijnlijk het doelwit zijn van winkeldieven, kunnen dagelijkse of wekelijkse tellingen ook worden uitgevoerd als onderdeel van de doorlopende fysieke inventaris.