Wat is proactief beheer?
In proactieve managementfilosofie wordt er vanuit gegaan dat managers eerst actie moeten ondernemen om problemen op te lossen of duurzame bedrijfspraktijken op te zetten. Deze filosofie kan enigszins moeilijk zijn, omdat het meer tijd en communicatie vereist om doelen en doelstellingen te bereiken. Het doel van proactief beheer is het ontwikkelen van een organisatiestructuur die geen verandering of wijzigingen in de huidige bedrijfsactiviteiten ontglipt. Managers moeten proberen elke situatie te beheersen, in plaats van te worden gecontroleerd door situaties. Wachten op instructies of aanwijzingen van een leidinggevende maakt geen deel uit van deze managementfilosofie.
Grote organisaties hebben vaak verschillende managementstijlen en filosofieën. Dit gebeurt omdat het bedrijf een aantal personen nodig heeft om taken en activiteiten te voltooien. Veel organisaties hebben geen controle over of aanwijzingen over hoe taken moeten worden voltooid; ze bieden individuen eenvoudigweg de mogelijkheid om hun eigen tactieken te gebruiken om doelen te bereiken. Een veel voorkomende managementmantra is: 'u kunt alleen verwachten wat u inspecteert'. Deze verklaring biedt een duidelijke samenvatting van proactief beheer. In plaats van achterover te leunen en te wachten tot informatie naar hen toekomt, zullen proactieve managers actief informatie zoeken, zodat zij doelen bereiken in een tijdige en efficiënte manager.
Door proactief beheer verzamelen personen de informatie die nodig is om tijdig beslissingen te nemen. Dit proces omvat ook de actieve coördinatie van de middelen van het bedrijf. Wanneer de proactieve manager bijvoorbeeld vaststelt dat een afdeling of divisie de vooraf vastgestelde doelen niet haalt, zal de manager op een realtime manier meer middelen toewijzen om aan de vereiste output te voldoen. Omdat dit gebeurt voordat de afdeling de productie beëindigt, vermijdt de proactieve manager problemen met een tekort aan productie of onvoldoende productie-output. De manager kan ook informatie zoeken over waarom de afdeling de gestelde doelen niet kon bereiken en wijzigingen aanbrengen voordat de volgende productierun van goederen werd gestart.
Essentiële principes van proactief beheer zijn teamwerk, doelen stellen en communicatie, zowel opwaarts als neerwaarts. Door middel van teamwork kan een proactieve manager een groep individuen samenstellen die een mindset hebben die vergelijkbaar is met die van haar, waardoor een proactieve managementfilosofie op meerdere lagen in het bedrijf ontstaat. Het stellen van doelen is noodzakelijk omdat de proactieve manager iets moet hebben om naar te streven in haar functie. Doelloos werken kan resulteren in een reactionaire filosofie, waarbij managers zich niet bewust zijn van situaties totdat ze zich voordoen. Opwaartse communicatie stelt managers in staat om informatie te horen van werknemers die dagelijkse taken en activiteiten voltooien. Dit helpt de manager om goed geïnformeerde beslissingen te nemen. Neerwaartse communicatie reist van de manager naar de medewerkers en biedt de medewerkers de nodige aanwijzingen.