Wat is processpecificatie?

Processpecificatie is het verstrekken van duidelijke, gedetailleerde aanwijzingen zodat iedereen een reeks stappen kan volgen om een ​​taak te voltooien, zoals het samenstellen van een object of het correct opmaken van een rapport. Deze stappen kunnen een rigide set regels volgen om ze zo gestandaardiseerd mogelijk te maken, zodat een lezer ze gemakkelijk kan begrijpen. In andere gevallen kan de processpecificatie afwijkende taal of discussieonderwerpen bevatten en is deze mogelijk minder universeel te begrijpen.

In een processpecificatie volgt de lezer een reeks stappen die zijn vastgelegd in de vorm van een stroomdiagram. Bij elke stap kunnen er vorken zijn om verschillende benaderingen van het proces of verschillende eindproducten weer te geven. Als de lezer de stappen precies volgt, zal ze eindigen met een eindproduct dat niet te onderscheiden is van dat geproduceerd door een andere persoon die dezelfde aanwijzingen volgt. Processpecificatie kan mogelijk maken voor individueel geproduceerde producten, of het kan aanwijzingen geven voor massaproductie met behulp van productieapparatuur.

Fabrikanten gebruiken processpecificaties om te zorgen voor gestandaardiseerde en accurate voltooiing van projecten. Dit document kan worden verzonden naar een andere fabriek, die exact hetzelfde eindproduct kan produceren door de stappen te volgen. De stappen beschrijven de te gebruiken soorten materialen, hun kleuren en de assemblagemethode, naast gedetailleerde tekeningen en discussies over fabricagetechnieken. De duidelijke richtlijnen van het document maken het mogelijk om producten te reproduceren zonder de persoonlijke instructies van iemand met ervaring in de fabricage.

Productie is niet de enige taak die kan worden gestandaardiseerd met processpecificatie. Softwareontwikkeling, documentgeneratie en andere taken kunnen worden voltooid met soortgelijke richtlijnen. In alle gevallen is het doel om duidelijke, begrijpelijke aanwijzingen te maken die uitvoerbaar zijn voor iedereen met een basistraining in dat interessegebied. Een administratief medewerker die bekend is met tekstverwerkingsprogramma's kan bijvoorbeeld aanwijzingen volgen om een ​​rapport te maken voor het gebruik van beheerders.

Het schrijven van een processpecificatie vereist een gedetailleerd begrip van het proces en de taal die in die specifieke industrie wordt gebruikt. Voor sommige processen zijn gidsen met gestandaardiseerde terminologie en conventies beschikbaar. Dit kan een nuttige bron zijn voor zowel personeel dat specificaties opmaakt als medewerkers die deze mogelijk moeten lezen en volgen. Als er vragen over de processpecificatie rijzen, kan de gids vaak het antwoord geven door de gebruikte taal te definiëren en de lezer te laten begrijpen wat precies wordt bedoeld met een gegeven verklaring.