Wat is inkoopbeleid?
Een inkoopbeleid is eenvoudigweg de regels en voorschriften die zijn ingesteld om het proces van het verwerven van goederen en diensten te regelen die een organisatie nodig heeft om efficiënt te functioneren. Het exacte proces zal proberen de kosten in verband met de aankoop van die goederen en diensten te minimaliseren door strategieën te gebruiken zoals volumeaankoop, het opstellen van een vast rooster van leveranciers en het opstellen van nabestellingsprotocollen die helpen om voorraden laag te houden zonder de functie van de operatie. Zowel kleine als grote bedrijven en non-profit organisaties maken routinematig gebruik van een soort inkoopbeleid.
Er is geen goede manier om een inkoopbeleid op te stellen. Factoren zoals de grootte van het bedrijf, de beschikbaarheid van leveranciers om noodzakelijke goederen en diensten te leveren, en de cashflow en kredietwaardigheid van het bedrijf zullen vaak de inkoopaanpak beïnvloeden. De grootte van het bedrijf zal waarschijnlijk ook een verschil maken in de vorming van inkoopbeleid, omdat een klein bedrijf mogelijk niet in staat is om de volumekortingskortingen op te eisen die een groot bedrijf relatief gemakkelijk kan beheren.
Op dezelfde manier beïnvloeden de omstandigheden en financiële doelstellingen van het bedrijf of de entiteit de selectie van inkoopsystemen. Sommige systemen zijn eenvoudige handmatige processen die gebruik maken van oudere methoden, zoals een flip-kaartsysteem om aankopen te volgen, uitgifte van artikelen aan verschillende afdelingen en een lopende inventarisatie die wordt gebruikt om toekomstige aankopen te plannen. Tegenwoordig maken elektronische systemen het mogelijk om al deze functies automatisch te volgen, inclusief het automatisch genereren van aanvragen en inkooporders wanneer de niveaus van een bepaald voorraaditem tot een bepaald niveau zijn.
E-aanbesteding is tegenwoordig een veel voorkomende manier om bestellingen te plaatsen en te volgen. Leveranciers brengen netwerkverbindingen tot stand met klanten die het mogelijk maken om te interlineren met alle inkoopprogramma's die door de klant worden gebruikt en automatisch bestellingen plaatsen, met behulp van internet om de verbinding tot stand te brengen. Dit soort programma's maakt het ook mogelijk om de uitvoering van bestellingen, leveringsdata en zelfs eventuele inkoopcontracten die momenteel van kracht zijn, snel te volgen.
Of het inkoopbeleid het opstellen van inkoopprocedures voor de bouw omvat, of de aankopen regelt die zijn gedaan door een fabrikant of een goed doel, een solide beleid zal de organisatie ten goede komen door de kosten in lijn te houden en duidelijk te definiëren hoe aankopen zullen worden gedaan. Naarmate de behoeften van de entiteit veranderen, is de kans groot dat het inkoopbeleid zal worden aangepast om aan die nieuwe omstandigheden te voldoen. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat het beleid blijft functioneren in het beste belang van het bedrijf of de non-profit organisatie en om het acquisitieproces eenvoudig en ordelijk te houden.