Wat is projectplanning?
Als een essentieel element van projectmanagement, omvat projectplanning de ontwikkeling van actie-items en planning die het project op een consistente basis vooruit zullen houden. Indien correct uitgevoerd, zal projectplanning ook streefdata bevatten voor de voltooiing van elk actie-item, waardoor het mogelijk wordt om op een ordelijke manier verder te gaan met andere hangende items. Een concreet projectplan wordt in sommige bedrijfsomgevingen een escalatielijst genoemd .
Hoewel sommigen geloven dat projectplanning en procesplanning hetzelfde zijn, is dat niet het geval. Beide zijn belangrijke elementen in projectbeheer, maar de focus van elk element is complementair in plaats van hetzelfde. Procesplanning richt zich meer op de selectie van middelen die nodig zijn voor het project en biedt een algemeen kader om het gewenste doel te bereiken. Projectplanning daarentegen is gericht op het identificeren en rangschikken van de afzonderlijke taken die nodig zijn om elke stap in het project te voltooien met behulp van de middelen die in de procesplanning zijn geïdentificeerd.
Om de projectplanning op koers te houden, leidt een projectmanager normaal het team dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van elk actie-item of elke stap die nodig is om het project te voltooien. De manager helpt om de acties van elk lid van het team te coördineren, de voortgang te meten en neemt beslissingen over wijzigingen in het projectplan wanneer en wanneer nodig. Over het algemeen ondersteunt de projectmanager het team op elke manier die nodig is om het project op een tijdige en kostenefficiënte manier vooruit te helpen. De projectmanager is ook vaak rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan bedrijfseigenaren en anderen die verantwoordelijk zijn voor de algemene functie van het bedrijf.
Zoals bij elk type bedrijfsplanning, gaat projectplanning over het behalen van het meeste voordeel en het verstandig gebruik van beschikbare middelen. Daartoe is een doel van dit type planning om realistische gegevens vast te leggen in termen van hoeveel nodig is van elke vereiste resource en hoe lang de resource nodig zal zijn. Een projectplan kan bijvoorbeeld het gebruik van vrachtwagens vereisen om materialen naar een bouwplaats te slepen. Het plan zal de leveringen plannen op basis van wanneer de materialen nodig zijn, waardoor het bedrijf die vrachtwagens voor andere doeleinden kan gebruiken wanneer dit niet nodig is voor de voltooiing van het project in kwestie.
Tegenwoordig wordt projectplanning vaak verbeterd met het gebruik van software om het algemene plan te ontwikkelen en alle teamleden op de hoogte te houden van de voortgang van de huidige reeks actie-items. Projectplanningssoftware maakt het eenvoudiger om actie-items in de meest logische volgorde te rangschikken, redelijke voltooiingsdata in te stellen voor elk item op het plan en alle factoren bij te houden die de voortgang van het project beïnvloeden. De planningssoftware kan een eigen softwarepakket zijn dat speciaal is ontwikkeld voor het gebruik van één bedrijf, of een commercieel product dat zich goed leent voor projectplanning in een aantal verschillende bedrijfsomgevingen.