Wat is projectinkoop?
Projectaankoop omvat een systematisch proces van het identificeren en aanschaffen, door aankoop of acquisitie, van noodzakelijke projectdiensten, goederen of resultaten van externe leveranciers die het werk zullen uitvoeren. Het is meestal een functie van de projectmanager; sommige organisaties kiezen er echter voor om een andere persoon dan de projectmanager te selecteren om deze taken uit te voeren. Er zijn zes processen die door de projectmanagementsector algemeen worden erkend als integraal onderdeel van het projectinkoopbeheer.
De eerste van deze processen is het plannen van aankopen en overnames. In deze stap worden behoeften geïdentificeerd die uitbesteding vereisen. Bronnen voor het verkrijgen van de vereiste goederen, diensten of resultaten worden gedifferentieerd door een marktanalyse. Bij het plannen van de aanbesteding worden projectdoelstellingen beoordeeld om te verzekeren dat de acquisitie niet afwijkt van de genoemde doelstellingen. Voltooiing van deze stap omvat identificatie van de middelen die nodig zijn voor de acquisitie, bepaling van het contracttype dat nodig is om de acquisitie veilig te stellen en voorbereiding van een inkoopbeheerplan.
Contractplanning, het vragen van antwoorden van de verkoper en het selecteren van de verkoper zijn de volgende drie processen die mogelijk worden voltooid. Bij contractplanning is het noodzakelijk om de gevraagde producten of diensten gedetailleerd te beschrijven. Verzoeken om voorstellen en biedingen moeten worden gedocumenteerd om problemen te voorkomen.
Bij het aanvragen van antwoorden en voorstellen van verkopers worden specifieke verkopers geïdentificeerd en op een gekwalificeerde verkoperslijst geplaatst. Geselecteerde leveranciers worden als gekwalificeerd beschouwd op basis van hun vermogen om de goederen of diensten te leveren, rekening houdend met de beperkingen van het project, hun interesse in het leveren van de goederen of diensten en de redelijkheid van hun biedingen. Nadat de potentiële verkopers apart zijn gezet, worden de voorstellen van de geselecteerde verkopers geëvalueerd om de beste verkoper te bepalen om de goederen of diensten te leveren. Nadat de verkopers zijn gekozen, wordt over contracten onderhandeld.
Het beheren van contracten is van cruciaal belang voor projectopdrachten. Een duidelijke omschrijving van de verplichtingen, verantwoordelijkheden en prestatiedoelen is essentieel voor het voltooien van deze stap. Een bevredigende uitvoering van het contract houdt in dat de uitvoering van de gestelde doelen wordt gevolgd. Soms moet de projectinkoopmanager processen corrigeren om de gewenste resultaten te verkrijgen. Contractwijzigingen moeten worden gecontroleerd en gedocumenteerd om onnodige juridische claims te voorkomen.
Zodra het contract is voltooid, is de laatste stap het sluiten van het contract. Het contract wordt gecontroleerd om er zeker van te zijn dat aan alle voorwaarden van het contract is voldaan. Contractafsluiting omvat het evalueren van de prestaties van leveranciers en het documenteren van alle lessen die zijn geleerd bij het uitvoeren van het contract.
Projectinkoop is geen exacte wetenschap. Hoewel dit proces algemeen wordt geaccepteerd binnen de branche, kan de daadwerkelijke uitvoering tussen organisaties verschillen. Veel cursussen zijn beschikbaar die de strategieën leren die worden gebruikt door projectinkoopmanagers. Community hogescholen en uitgebreide onderwijsafdelingen van universiteiten geven vaak lessen over dit onderwerp.