Wat is een inventaris van grondstoffen?
Een grondstoffeninventaris is de hoeveelheid grondstoffen die gedurende een specifieke boekhoudperiode in het bezit van de eigenaar is. De beoordeling van dit type inventaris kan plaatsvinden aan het begin van de periode of aan het einde. Het identificeren van het begin- en eindsaldo van de inventaris tijdens de periode kan helpen bij het identificeren van de hoeveelheid gebruik van grondstoffen die zich tijdens de periode heeft voorgedaan, en dus het proces beïnvloeden om die materialen voor toekomstige periodes te bestellen.
Zoals bij de meeste soorten voorraden, is het onderhoud van een grondstoffeninventaris essentieel voor de voortgezette werking van elk type fabricage. In het ideale geval zal het bedrijf de perfecte balans vinden tussen voldoende materialen bij de hand hebben om de meest efficiënte productiesnelheid te handhaven, terwijl de voorraad ook zo laag mogelijk wordt gehouden, waardoor de hoeveelheid belastingen die op de voorraad worden beoordeeld, wordt verlaagd. Om dit doel te bereiken, is het essentieel om de ontvangst en afgifte van materialen uit die inventaris te controleren.
Wat betreft het bijhouden van de boekhouding van een grondstoffeninventaris, worden nieuwe ontvangen zendingen van materialen als een debitering in de administratie geregistreerd. Wanneer een van de grondstoffen uit de inventaris wordt uitgegeven, meestal voor gebruik in het productieproces, wordt deze uitbetaling als een credit genoteerd, waardoor het totale aantal eenheden en de algemene waarde van de inventaris wordt verlaagd. Veel bedrijven registreren deze afschrijvingen en kredieten in de grondstoffeninventaris in realtime, hoewel het in sommige bedrijven nog steeds gebruikelijk is om de transacties dagelijks of zelfs wekelijks te registreren.
Het structureren van het bestelproces helpt de grondstofvoorraad op een niveau te houden waar er voldoende is om de voortgezette werking van de fabriek te ondersteunen, maar niet zozeer dat een aanzienlijk deel van de voorraad voor langere tijd onaangeroerd blijft. Door te controleren hoe vaak materialen uit de bestaande inventaris worden uitgegeven en dat te vergelijken met hoe lang het duurt voordat de leverancier een nieuwe bestelling van grondstoffen verwerkt en levert, is het mogelijk om specifieke richtlijnen op te stellen voor het tijdig plaatsen van bestellingen. Voortdurende controle van de inventaris maakt het mogelijk om de frequentie en de grootte van die orders aan te passen zodat de inventaris binnen een redelijke omvang wordt gehouden, waardoor de noodzaak om extra belastingen op een opgeblazen inventaris te betalen wordt geëlimineerd. Hoewel dit proces ooit handmatig werd uitgevoerd, kan moderne inventarisatiesoftware eenvoudig worden geconfigureerd om de activiteit in de inventaris te volgen en automatisch bestellingen te plaatsen wanneer en wanneer dat nodig is.