Wat is telefonisch vergaderen zonder reservering?

Teleconferencing zonder reservering is een type audioconferentie waarbij de klant niet vooraf een telefonische vergadering moet reserveren. Een vorm van teleconferenties die in de vroege jaren negentig opkwam, is de reserveringloze teleconferentie uitgegroeid tot een van de meest populaire vormen van telefonische vergaderingen onder zakelijke en non-profit organisaties. In de loop der jaren hebben verbeteringen aan dit type oproepindeling het nog gebruiksvriendelijker gemaakt, terwijl ook aanbieders van audioconferenties de dienst tegen extreem concurrerende tarieven konden aanbieden.

Bij een traditioneel conferentiegesprek neemt de klant vooraf contact op met de provider en reserveert hij een specifiek aantal lijnen op een specifieke datum en tijd en voor een specifieke duur. De reservering wordt voorbereid en vervolgens gedownload naar een teleconferentiebrug, waar een telefonist de reservering activeert, meestal vijftien tot dertig minuten voor de geplande starttijd. De conferentie blijft actief op de bridge totdat de vergadering is voltooid en alle partijen de verbinding met het gesprek hebben verbroken. Op dat moment deactiveert de telefonist de oproep en kan deze niet opnieuw worden gebruikt zonder een nieuwe reservering te maken.

Teleconferencing zonder reservering maakt het noodzakelijk om vooraf een telefonische vergadering te reserveren. Hoewel de indeling enigszins verschilt, wordt er een account zonder reservering gemaakt voor een specifieke moderator van de conferentie. Het account krijgt een aantal regels toegewezen voor gebruik op elk willekeurig moment en toegewezen aan een teleconferentiebrug. De gegevens voor de reservering worden geactiveerd op de brug en zijn beschikbaar voor gebruik door de geautoriseerde partij op elk moment van de dag of nacht, zonder de telefonische vergaderdienst van tevoren op de hoogte te stellen van het gebruik.

Om toegang te krijgen tot de conferentie, is de moderator voorzien van een gratis inbelnummer, samen met minimaal twee beveiligingscodes. Een van de codes wordt door de moderator gebruikt om de conferentie officieel te initiëren, terwijl de tweede code wordt gebruikt door iedereen die door de moderator is uitgenodigd om de vergadering bij te wonen. Bij de meeste oproepconfiguraties worden de kosten op de account stopgezet wanneer de laatste lijn wordt verbroken van de gesprekssessie aan het einde van de vergadering.

Eenmaal uitgegeven, blijven het inbelnummer en eventuele beveiligingscodes die aan de moderator zijn afgegeven, zolang de account bij de provider is ingesteld. Dit stelt de moderator in staat om een ​​telefonische vergadering te organiseren door de aanwezigen eenvoudig op de hoogte te brengen wanneer de vergadering moet plaatsvinden en hen het inbelnummer en de deelnemerscode te geven om binnen te komen met behulp van het telefoontoetsenbord wanneer daarom wordt gevraagd. De aard van reserveringloze teleconferenties maakt het een ideaal formaat voor gebruik in noodsituaties, of voor gebruik met terugkerende vergaderingen die wekelijks plaatsvinden, maar niet noodzakelijk elke dag op dezelfde dag en tijd.

In de loop der jaren zijn een aantal functies gemeengoed geworden als onderdeel van het standaard reserveringloze teleconferentie-formaat. De mogelijkheid van de moderator om alle lijnen van deelnemers te dempen is een voorbeeld, evenals de mogelijkheid van de moderator om een ​​reeks codes te gebruiken om een ​​lijn te verkrijgen en een deelnemer te bellen die niet heeft gebeld in de conferentie. In de afgelopen jaren is de toevoeging van presentielijsten onderdeel geworden van de standaard reserveringsloze teleconferentiepakketten die door de meeste providers worden aangeboden. Deze lijsten bevatten details, zoals de oorspronkelijke telefoonnummers van elke beller die toegang heeft tot de vergadering, de in- en uitlooptijden voor elke lijn, de minuten die op elke lijn zijn verzameld en een notatie van een numerieke code, zoals een afdelingscode of klantnummer dat de moderator kiest ervoor om aan de vergadering te koppelen. Al deze functies worden in de meeste gevallen als standaard beschouwd en zijn opgenomen in de basiskosten per minuut per lijn voor de service.