Wat is uitgavenanalyse?
Uitgavenanalyse is een methode die door bedrijven wordt gebruikt om bij te houden hoe geld door het bedrijf wordt uitgegeven, met als uiteindelijk doel de uitgaven te verlagen. Informatie over leveranciers, inkoop en bestellingen wordt georganiseerd en vervolgens geanalyseerd op patronen. Vanwege de enorme hoeveelheid informatie gebruiken de meeste bedrijven gespecialiseerde software om uitgavenanalyses uit te voeren.
Het verzamelen en analyseren van gegevens is moeilijker dan het op het eerste gezicht lijkt. Om bestedingsanalyse effectief te laten zijn, moet rekening worden gehouden met alle aspecten van de bestedingspatronen van een bedrijf. Deze informatie wordt meestal opgeslagen in discrete computersystemen binnen elke divisie van het bedrijf. De divisies kunnen worden gescheiden door zowel afstand als taal. Het verzamelen van al deze gegevens en het organiseren ervan in een bruikbaar formaat kost veel tijd en geld.
Veel van de complexiteit kan worden verwijderd door software te gebruiken om uitgavenanalyse te vergemakkelijken. De eerste software voor uitgavenanalyse werd begin 2000 gemaakt. Hoewel nog steeds erg duur, verwijdert de software de noodzaak van menselijke arbeid en creëert een eenvoudige interface voor toegang tot de resulterende informatie.
De software werkt door gegevens uit bestaande archiveringssystemen te halen. Dit kunnen eenvoudige spreadsheets, magazijngegevens of andere bronnen zijn. Deze gegevens worden vervolgens opgeschoond, wat betekent dat de opmaak is gestandaardiseerd, dubbele records zijn samengevoegd en ontbrekende details zijn gevonden. De software classificeert vervolgens de gegevens volgens industriestandaarden en normen die door het bedrijf zijn gespecificeerd. Inkoopspecialisten hebben vervolgens toegang tot de gegevens voor rapporten en analyses.
Een belangrijk aspect van uitgavenanalyse is het evalueren van leveranciers. Uitgavenanalyse kan uitwijzen welke leveranciers het meeste geld uit het bedrijf halen. Het bedrijf kan deze informatie gebruiken om te onderhandelen over betere deals of opnieuw te onderhandelen over contracten. De meeste bedrijven hebben voorkeursleveranciers, leveranciers die de beste service of gereduceerde prijzen aanbieden voor bulkaankopen. Uit een analyse kan blijken dat benodigdheden of diensten die momenteel bij een niet-voorkeursverkoper worden gekocht, voor minder geld bij een voorkeursleverancier kunnen worden gekocht.
Het bedrijf kan ook soortgelijke leveringen of diensten kopen van verschillende leveranciers. Dit staat bekend als gefragmenteerde grondstof. Geld kan worden bespaard door één grote aankoop te doen bij een enkele leverancier in plaats van een reeks kleine aankopen bij verschillende leveranciers.
Uitgavenanalyse helpt ook om non-conformistische uitgaven te identificeren. Dit gebeurt wanneer aankopen worden gedaan die niet onder het contract vallen. Zonder een contract wordt het bedrijf de volledige prijs aangerekend in plaats van de onderhandelde prijs die wordt gespecificeerd in een vast contract met een voorkeursleverancier. Dit soort uitgaven kan een bedrijf in de loop van de tijd veel geld kosten.