Wat is teleconferentiesoftware?
Teleconferentiesoftware is een computerprogramma waarmee meerdere mensen op verschillende locaties elkaar kunnen horen en spreken via een telecommunicatiesysteem. Dit type software wordt meestal gebruikt in het internationale bedrijfsleven, maar is ook te vinden in organisaties met filialen in verschillende delen van een land. Er zijn drie soorten teleconferentiesoftware: audio, video en multimedia.
Het primaire doel van teleconferentiesoftware is het verwijderen van de communicatiebarrières die worden veroorzaakt door fysieke afstand. Meerdere mensen op verschillende locaties kunnen allemaal deelnemen aan hetzelfde gesprek. De software is zeer kosteneffectief voor grote organisaties en bespaart waardevolle tijd terwijl de communicatie wordt verbeterd.
Teleconferencing met alleen audio is de meest voorkomende. Als u een intern softwareprogramma gebruikt, hebben alle deelnemers aan de oproep toegang tot de software door een intern nummer te kiezen. Het programma beheert alle verschillende gebruikers en zorgt voor verbinding met de juiste conferentie door het gebruik van een oproepidentificatienummer. Bij gebruik van een serviceprovider, bellen deelnemers doorgaans een 1-800-nummer en voeren een conferentie-ID-nummer in om deel te nemen aan het gesprek. Het belangrijkste verschil zit in de kosten.
Video-teleconferenties hebben allemaal dezelfde functies als teleconferenties met alleen audio, maar het voegt een visuele component toe. Deze methode wordt gebruikt in situaties waarin het voordelig is om de andere deelnemers te zien. Iedereen moet een webcamera of vergelijkbaar apparaat hebben om als videobron te fungeren. De deelnemers kunnen meestal het scherm aanpassen om iedereen tegelijkertijd te bekijken of alleen de persoon die spreekt.
Multimedia teleconferentiesoftware voegt functionaliteit voor computersoftware toe aan de ervaring. Deelnemers aan de oproep hebben toegang tot een specifiek IP-adres (Internet Protocol) en kunnen de andere deelnemers in realtime precies laten zien wat er op het computerscherm staat. Dit is een uitstekende tool om softwarefuncties te tonen, informatie te delen of een bepaalde functie te demonstreren.
Er zijn twee manieren om teleconferentiesoftware te beheren: intern of via een serviceprovider. Zeer grote bedrijven met een netwerk van filialen kunnen het goedkoper vinden om teleconferentiesoftware intern te implementeren en te ondersteunen. Veel van deze bedrijven hebben al geïnvesteerd in een telecommunicatiesoftwarepakket voor het beheer van al hun telefoon- en faxlijnen. In veel gevallen is teleconferentie een extra module van dezelfde software.
Een externe dienstverlener biedt toegang tot teleconferentiesoftware via een jaarcontract of een vergoeding per gebruik. De lijst met aangeboden functies bevat meestal alles, van een eenvoudig telefoontje tot een op internet gebaseerde teleconferentie voor een groot aantal mensen. De kosten voor deze service zijn meestal gekoppeld aan het aantal gelijktijdige deelnemers en dit vertegenwoordigt het gebruik van de middelen.