Wat is de beste manier om bestanden te organiseren?
Als u papierwerk op orde houdt, kunt u papieren vinden wanneer u ze nodig hebt, zonder dat u overal hoeft te zoeken. Sommige mensen nemen misschien niet de tijd om bestanden te organiseren omdat ze niet zeker weten waar ze moeten beginnen, maar het is belangrijk om alles op orde en overzichtelijk te houden. Hoewel het organiseren van bestanden misschien onwaarschijnlijk lijkt, vooral als u momenteel naar een overvolle archiefkast kijkt, is het zeer uitvoerbaar.
Er zijn mensen die misschien niet zeker weten hoe lang ze hun papieren moeten bewaren. Zolang uw papieren essentieel zijn voor belastingdoeleinden, is het belangrijk om ze vanaf januari vast te houden totdat uw belastingen het volgende jaar zijn afgelopen. Na voltooiing van uw belastingen kan uw accountant adviseren hoe lang u het papierwerk moet bewaren. Documenten met betrekking tot uw belastingen, medische dossiers, pensioen- en spaarrekeningen en huisvestingsregisters moeten permanent worden bewaard. Documenten die relevant zijn voor uw dure items zoals sieraden, auto's en antiek moeten ook permanent worden bewaard. Creditcardafschriften die u zeven jaar wilt bewaren en rekeningen van nutsbedrijven die u meestal ongeveer een jaar kunt bewaren.
Wanneer u bestanden wilt ordenen, kunt u uzelf veel tijd en ruimte besparen als u verliest van wat u niet nodig hebt. Plaats elk papier op een stapel met ander bijbehorend papier en leg alles wat u niet wilt op een andere stapel om te versnipperen. Nadat je hebt verkleind, weet je precies hoeveel ruimte je nodig hebt voor je bestanden.
Manilla-mappen zijn handig als het tijd is om bestanden te organiseren. Schrijf op het tabblad wat elke map bevat en plaats de mappen in alfabetische volgorde. Bewaar de papieren in elke map in volgorde van datum, leg bijvoorbeeld de oudere papieren achteraan en de nieuwere exemplaren vooraan. Dit is niet alleen eenvoudiger om te vinden wat u nodig hebt, maar ook wanneer u de mappen moet opschonen.
Papieren bestanden zijn niet de enige bestanden die ongeorganiseerd kunnen worden; digitale bestanden kunnen dat ook. Om te weten wat u moet organiseren, doorloopt u elk deel van uw computer en ruimt u bestanden op die u niet langer nodig hebt, of het nu afbeeldingen of documenten zijn. Als u de bestanden nog steeds wilt, kunt u overwegen ze over te zetten naar een USB-geheugensleutel of naar een lege CD.
Om bestanden te organiseren, moet u een specifieke plek voor elk van hen aanwijzen. Maak net als bij papieren bestanden afzonderlijke mappen op de computer volgens specifieke categorieën. Groepeer bijvoorbeeld uw werkprojecten in één map en foto's van een bepaalde gezinsvakantie in een andere en label ze dienovereenkomstig. Of u ze nu nodig heeft of besluit ze in de toekomst te verwijderen, u weet precies waar u ze kunt vinden. Vergeet niet om elk digitaal bestand dat u opslaat correct te labelen en in de bijbehorende map te plaatsen om ervoor te zorgen dat alles georganiseerd blijft.
Het hebben van niet-systematische bestanden kan ertoe leiden dat u wordt gefrustreerd en gefrustreerd, maar als u ze eenmaal organiseert, hoeft u ze misschien niet opnieuw te doen. Door ze continu georganiseerd te houden, hoef je geen tijd meer te besteden aan het doorlopen van het initiële organisatieproces. Als u de tijd neemt om bestanden te organiseren, kunt u mogelijk vinden wat u nodig hebt wanneer u het nodig hebt zonder een uitgebreid zoekproces. Als u uw bestanden op één plek ordent, voorkomt u dat ze rommelig worden en overlopen in de rest van uw huis.