Wat is de beste manier om bestanden te organiseren?

Papierwerk in volgorde kan u helpen om papieren te vinden wanneer u ze nodig hebt zonder helemaal te hoeven zoeken.Sommige mensen nemen misschien niet de tijd om bestanden te organiseren omdat ze niet zeker weten waar ze moeten beginnen, maar het is belangrijk om alles in orde en overzichtelijk te houden.Hoewel het hebben van georganiseerde bestanden onwaarschijnlijk lijkt, vooral als u momenteel naar een overvolle bestandskast kijkt, is het zeer uitvoerbaar.

Er zijn mensen die niet zeker kunnen zijn hoe lang ze hun papieren moeten houden.Zolang uw papieren essentieel zijn voor belastingdoeleinden, is het belangrijk om hen vanaf januari vast te houden totdat uw belastingen het volgende jaar zijn voltooid.Na het voltooien van uw belastingen kan uw accountant adviseren hoe lang u het papierwerk moet behouden.Papers met betrekking tot uw belastingen, medische dossiers, pensioen- en spaarrekeningen en huisvestingsgegevens moeten permanent worden bijgehouden.Papieren die relevant zijn voor uw dure items zoals sieraden, auto's en antiek moeten ook permanent worden bewaard.Creditcardverklaringen die u misschien zeven jaar en nutsrekeningen wilt behouden die u meestal ongeveer een jaar kunt behouden.

Als u bestanden wilt organiseren, kunt u uzelf veel tijd en ruimte besparen als u zich kwijt bent van wat u niet nodig hebt.Plaats elk papier op een stapel met andere overeenkomstige kranten en wat u ook niet op een andere stapel wilt doen.Nadat u inkrimpt, weet u precies hoeveel ruimte u nodig hebt voor uw bestanden.

Manila -mappen zijn handig als het tijd is om bestanden te organiseren.Schrijf op het tabblad wat elke map bevat en plaats de mappen in alfabetische volgorde.Bestand de papieren in elke map in datumorder, bijvoorbeeld, zet de oudere papieren achterin en de nieuwere aan de voorkant.Dit is niet alleen eenvoudiger om te vinden wat u nodig hebt, maar voor wanneer u de mappen ook moet reinigen.

Papierbestanden zijn niet de enige bestanden die ongeorganiseerd kunnen worden;Digitale bestanden kunnen ook.Om te weten wat u nodig hebt om te organiseren, gaat u door elk deel van uw computer en reinigen bestanden die u niet meer nodig heeft, of het nu foto's of documenten zijn.Als u nog steeds de bestanden wilt, overweeg dan om ze over te dragen op een USB -geheugensleutel of op een lege CD.

Om bestanden te organiseren, moet u een specifieke plek voor elk van hen aanwijzen.Net zoals u zou doen voor papieren bestanden, maakt u afzonderlijke mappen op de computer volgens specifieke categorieën.Groepeer bijvoorbeeld uw werkprojecten samen in de ene map en foto's van een bepaalde familievakantie in een andere en label ze dienovereenkomstig.Of je ze nodig hebt of besluit dat je ze in de toekomst wilt verwijderen, je weet precies waar je ze kunt vinden.Om ervoor te zorgen dat alles georganiseerd blijft, vergeet dan niet om elk digitaal bestand dat u opslaat correct te labelen en in de overeenkomstige map te plaatsen.

Het hebben van niet -systematische bestanden kan ertoe leiden dat u frazzled en gefrustreerd bent, maar als u ze eenmaal organiseert, heeft u misschien nietom ze opnieuw te doen.Als je ze continu georganiseerd houdt, moet je niet tijd doorbrengen met het doorgaan van het eerste organisatieproces.Door de tijd te nemen om bestanden te organiseren, kunt u ertoe leiden dat u kunt vinden wat u nodig hebt wanneer u het nodig hebt zonder een uitputtend zoekproces.Bovendien zal het op één plaats georganiseerd zijn dat je bestanden op één plek worden georganiseerd, dat ze niet in de rest van je huis stroomt.