Wat is het verband tussen verkoop en voorraadbeheer?
De relatie tussen verkoop en voorraadbeheer is belangrijk omdat een bedrijfseigenaar alleen kan weten welke voorraad hij heeft als hij weet wat hij heeft gekocht en wat hij heeft verkocht. Als de verkoop correct wordt geregistreerd, weet de bedrijfseigenaar wanneer hij een item in zijn inventaris bijna op heeft, of hij het item moet aanvullen en, zo ja, hoeveel hij moet kopen. Een goede administratie bij elke verkoop kan dit proces vergemakkelijken. Het kan de bedrijfseigenaar ook helpen zijn winstgevendheid bij te houden en beslissingen te nemen over de toekomst van het bedrijf.
Back-end voorraadbeheer omvat het administreren van aankopen van grondstoffen die uiteindelijk zullen worden omgezet in goederen voor verkoop en items die worden gekocht voor onmiddellijke wederverkoop. Grondstoffen worden overgebracht naar een tussentijdse onderhanden werkrekening terwijl ze worden gebruikt voor de productie. Vervolgens worden artikelen overgebracht naar de categorie gereed product en verkocht. Geprefabriceerde artikelen worden onmiddellijk op de juiste voorraadrekening geplaatst nadat ze zijn ontvangen en ingecheckt. Vanaf hier worden verkoop- en voorraadbeheer gelijktijdig afgehandeld terwijl inkomsten worden geregistreerd en het artikel uit afgewerkte goederen wordt verwijderd.
Wanneer een verkoopmedewerker een transactie registreert, worden de voorraden opnieuw aangepast. De enige andere omstandigheden waarin een product op het verkooppunt uit de inventaris wordt verwijderd, zijn schade of diefstal. Om inkomsten en verlies correct toe te wijzen, moet het verband tussen verkoop en voorraadbeheer sterk zijn en moeten medewerkers zich houden aan alle inventarisvereisten met betrekking tot verkoop, schade en diefstal.
Er is slechts één kans voor een bedrijf - vooral een groot bedrijf met veel items te koop - om POS-transacties (POS) te registreren en voorraadniveaus aan te passen. Van medewerkers kan niet worden verwacht dat ze elke transactie onthouden, dus een betrouwbaar systeem is essentieel. De meeste kassasystemen zijn geïntegreerd met een inventarisvolgsysteem en streepjescodes zorgen ervoor dat elk product correct wordt verantwoord. Zolang elk item correct wordt gescand of vastgelegd, blijven de voorraadniveaus nauwkeurig gehandhaafd. Beschadigde artikelen moeten handmatig uit de inventaris worden verwijderd, net als artikelen die verloren zijn gegaan door bekende diefstal.
Hoewel er andere manieren zijn om de voorraad na de verkoop aan te passen, is de beste methode om een eenvoudig te volgen POS-procedure te creëren en een goed begrip tussen verkoopmedewerkers en voorraadbeheerpartners te bevorderen. Hoewel een scheiding van taken belangrijk is voor het handhaven van een checks-and-balancesysteem, moet elke afdeling alle gerelateerde procedures op een basisniveau begrijpen, zo niet hoger. Zowel afdelingen verkoop als voorraadbeheer moeten samenwerken om ervoor te zorgen dat artikelen correct worden verantwoord. Onnauwkeurige verkoopcijfers en voorraadniveaus kunnen leiden tot opgeblazen winststaten en kunnen uiteindelijk de gezondheid en de levensduur van het bedrijf beïnvloeden.