Wat is het belang van gegevensbewaring?

Gegevensbehoud is al lang belangrijk voor het welzijn van zowat elk type bedrijf. In het verleden betekent dit het bijhouden van archieven van papieren documenten die kunnen worden teruggehaald wanneer en wanneer nodig, vaak die archieven tientallen jaren bewaren voordat ze worden weggegooid. Tegenwoordig heeft het bewaren van elektronische gegevens de taak eenvoudiger gemaakt, een gelukkige omstandigheid omdat het bewaren van documenten belangrijker is dan ooit als een bedrijf zijn belangen en de belangen van zijn klanten wil beschermen.

Er zijn een aantal verschillende soorten documenten die moeten worden opgenomen in elk type gegevensbewaarprogramma. Alle elektronische communicatie, met name e-mails en wachtwoordbeveiligde bestanden en andere documenten, zijn essentieel voor het bewaarproces. Naast elektronische correspondentie moeten alle soorten overeenkomsten, contracten of andere documenten die juridische claims van of voor het bedrijf bevatten, worden bewaard, zelfs nadat deze documenten zijn vervangen door nieuwere versies. Net als in het verleden moeten papieren documenten zoals klantfacturen en -administraties, personeelstoepassingen en personeelsbestandinhoud en gezondheidsgegevens ook op een efficiënte manier worden gearchiveerd.

Een van de belangrijkste redenen voor het maken en onderhouden van een solide programma voor het bewaren van gegevens heeft te maken met juridische kwesties. Simpel gezegd, elk document dat te maken heeft met de werking van het bedrijf kan informatie bevatten die het bedrijf zou helpen in geval van een rechtszaak. De opgeslagen documentatie maakt het eenvoudiger om relevante gebeurtenissen en tijdlijnen te reconstrueren en de verklaringen van bedrijfsfunctionarissen te bewijzen met betrekking tot wat ze wel en niet hebben gedaan met betrekking tot die specifieke juridische kwestie. Ervan uitgaande dat het programma voor het bewaren van gegevens grondig is, kan het archiveren van documenten het bedrijf veel tijd en geld besparen met elke vorm van juridische actie, inclusief kwesties met betrekking tot belastingen, incidenten met werknemers of verbonden met klanten.

Naast het verstrekken van informatie die van cruciaal belang kan zijn bij het oplossen van een juridisch probleem, biedt een goede gewoonte om gegevens te bewaren ook de mogelijkheid om klanten superieure ondersteuning te bieden. De mogelijkheid om gebeurtenissen te traceren die jaren eerder plaatsvonden bij een bepaalde klant, kan de weg effenen voor het beheren van een probleem dat vandaag op de voorgrond is gekomen, of mogelijk inspiratie bieden voor een nieuw product of een dienst die aantrekkelijk kan zijn voor meer dan één klant. De mogelijkheid om rapporten uit de gearchiveerde gegevens samen te stellen, kan het mogelijk maken trends te identificeren en ideeën op te wekken die anders nooit duidelijk zouden zijn geweest. Vanuit dit perspectief gaat het bewaren van gegevens niet alleen over het creëren en bijhouden van een verleden, maar ook over het creëren van een bron die kan helpen de vooruitzichten van het bedrijf in de toekomst te verbeteren.