Wat is het projectinitiatiedocument?
Een projectinitiatiedocument (PID) of projectoverzicht wordt gebruikt in projectbeheer om het plan van aanpak van het project te benadrukken. Specifieke secties van een PID variëren tussen organisaties en projectmethodologie. Over het algemeen bevatten ze elk enkele belangrijke informatie die het project beschrijft, waaronder de definitie, case, deliverables, beperkingen, risico, leden, communicatieplan, projecttolerantie en handtekeningen.
De projectdefinitie is een belangrijk onderdeel in de documentatie. Het beschrijft de doelstellingen, doelstellingen en gewenste resultaten van het project, hoe deze worden gemeten en de omvang van het werk dat moet worden voltooid. Het projectinitiatiedocument moet duidelijk vermelden welke functies moeten worden opgenomen en uitgesloten.
Een business case is essentieel voor het project. In dit gedeelte moet de waarde worden verduidelijkt die het project naar verwachting aan de organisatie zal opleveren in ruil voor de kosten. Als een project niet genoeg voordelen kan bieden om de kosten en inspanningen te rechtvaardigen, wordt het waarschijnlijk niet gefinancierd.
Projectresultaten moeten worden gedocumenteerd. Leverbare producten kunnen programmacode of andere producten en diensten zijn die uit het project voortvloeien. Ze kunnen ook andere documenten bevatten, zoals zakelijke vereisten, testplannen en trainingshandleidingen.
De PID moet alle beperkingen vermelden waarmee het project wordt geconfronteerd. Beperkingen zijn externe factoren die het project kunnen beïnvloeden maar buiten de controle van de projectmanager vallen. Veronderstellingen, zoals een externe softwareontwikkelaar die code levert, moeten ook worden gedocumenteerd.
Alle projecten hebben risico's. De projectmanager moet de risicodocumenten identificeren met behulp van een risicoregister of -logboek. Risico's moeten worden gemonitord en waar mogelijk worden voorkomen of beperkt. De projectmanager moet plannen ontwikkelen om plannen te beheren die niet kunnen worden voorkomen.
Een lijst met personeel en een tijdlijn zijn ook belangrijke componenten van een projectinitiatiedocument. Rollen en verantwoordelijkheden moeten bij elk projectlid worden vermeld. De sectie projectplanning biedt een overzicht van de tijdlijn voor de levering van kritieke werkstukken.
Een organisatie kan een communicatieplan opnemen in een PID. Dit plan kan verschillende vergaderingen met teamleden omvatten. Het document kan ook de verwachte communicatie naar het uitvoerend management en eindgebruikers die mogelijk door het project worden getroffen, documenteren.
Veel organisaties stellen projecttoleranties vast. De toleranties hebben betrekking op de werkelijke hoeveelheid werk en uitgaven die het project voor het plan heeft gemaakt. Een project dat niet binnen de toegestane afwijking van het geplande tijdsbestek en budget werkt, kan worden onderworpen aan een extra managementoverzicht. Deze informatie kan ook worden opgenomen in het projectinitiatiedocument.
De meeste PID's hebben een gebied voor handtekeningen. Leidinggevenden en managers moeten meestal het document ondertekenen. Hun handtekening geeft aan dat ze het project zullen ondersteunen door financiering of door medewerkers te wijden eraan te werken.