Wat is het projectmanagementproces?

Het projectmanagementproces omvat het plannen, uitvoeren en beheersen van projecten via het begin, midden en einde. Het proces van projectmanagement begint met definiëren en eindigt met afsluiten. Tijdens de uitvoeringsfase kunnen aanpassingen aan het oorspronkelijke plan nodig zijn. De voortgang moet altijd worden gevolgd tijdens de duur van het project. Het projectmanagementproces kan worden samengevat in vijf hoofdstappen:

1. Het definiëren van het doel, doel en het gewenste eindresultaat van het project zijn belangrijke overwegingen bij het starten van het projectmanagementproces. Als het project bijvoorbeeld een direct-mail fondsenwervingspakket is dat landelijk moet worden verzonden, kan het doel zijn om nieuwe zakelijke leads en donoren te krijgen. Het doel kan zijn om nieuwe productpromotie-informatie voor de doelgroep op te nemen. Het gewenste resultaat kan zijn om de eerdere resultaten van vergelijkbare pakketten te verslaan.

2. Gezien de beperkingen van het project wat betreft budget en middelen, moet dit in een vroeg stadium van het proces worden opgelost om te voorkomen dat tijdplanning wordt verspild en iets wordt uitgevoerd dat niet kan worden afgerond. Met behulp van het hierboven beschreven direct mail-project moet de copywriter bijvoorbeeld richtlijnen krijgen in zijn of haar creatieve opdracht. Anders kan hij of zij ideeën bevatten die niet binnen de beperkingen van het budget kunnen worden voltooid.

3. Een team samenstellen en projecttaken toewijzen met voltooiingsdata is een cruciaal onderdeel van een procesbeheersysteem. Hoewel één persoon de leiding heeft en verantwoordelijk is voor het project, zijn meestal veel werknemers nodig om aan verschillende delen ervan te werken. In bedrijven kan een werkproject veel verschillende afdelingen omvatten. Projectmanagers moeten vaak met veel verschillende afdelingshoofden werken om projecten te voltooien.

4. Voltooiingsdata voor taken moeten worden gecontroleerd en opgevolgd door de projectmanager. Tijdens dit deel van het projectmanagementproces moet de manager de nodige aanpassingen maken aan zijn of haar oorspronkelijke plan. De projectmanager moet ervoor zorgen dat alles op tijd wordt voltooid. Het project moet absoluut onder zijn controle zijn. Het beheersen van de uitkomst van het project vereist meestal uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

5. Het afsluiten van het projectmanagementproces is de laatste fase. Alle losse uiteinden moeten worden vastgebonden; papierwerk moet worden ingediend en de juiste betalingen aan aannemers. Het succes of falen van het project moet worden geanalyseerd. Er moeten opmerkingen worden gemaakt over eventuele wijzigingen die ervoor zorgen dat soortgelijke toekomstige projecten soepeler verlopen.