Wat is de rol van e-mail in bedrijfscommunicatie?
Het valt niet te ontkennen dat e-mail een essentiële rol speelt in bedrijfscommunicatie, vooral omdat het een van de belangrijkste kanalen is voor verschillende bedrijven om verbinding te maken met zowel interne als externe entiteiten die verband houden met het bedrijf. E-mail wordt door bedrijven gebruikt om te communiceren met hun werknemers en andere leden van de organisatie. Het wordt ook gebruikt als een middel om te communiceren met klanten, leveranciers en andere mensen die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering.
Een opname in de rol van e-mail in bedrijfscommunicatie is het feit dat het kan worden gebruikt voor basiscommunicatie binnen het bedrijf. Het management kan werknemers informeren over elk type bedrijfsgerelateerde informatie die zij willen overbrengen. Als er bijvoorbeeld in een week een bedrijfsvergadering komt, stuurt het bedrijf e-mails naar de betrokken werknemers om hen te informeren over de tijd, plaats en het doel van de vergadering. In het verleden zou dergelijke informatie worden doorgegeven via brieven, bulletins en andere minder populaire communicatiemiddelen, maar de e-mail heeft deze kanalen vervangen als de voorkeursmethode voor communicatie. Een van de aantrekkelijkheden van deze methode is het feit dat het onmiddellijk is, waardoor het gemakkelijk is om het grootste aantal werknemers binnen de kortste tijd te bereiken, en ook het feit dat het goedkoop is en de papierrommel vermindert.
Een andere rol van e-mail in bedrijfscommunicatie is het gebruik ervan als een middel voor marketing en promotie van diensten en producten door het bedrijf. De meeste bedrijven sturen gerichte e-mails naar hun klanten met betrekking tot elk nieuw product, wijzigingen in bestaande producten en andere soorten marketinginspanningen waaraan ze werken. Het effect van deze rol van e-mail in bedrijfscommunicatie is ook gericht op de waarde ervan als een goedkoop middel om het grootste aantal klanten en consumenten op de snelste manier te bereiken.
Het delen van bestanden en andere vormen van gegevens is een rol van e-mail in zakelijke communicatie die ook belangrijk is. Bedrijven kunnen enorme hoeveelheden informatie via e-mail verzenden op een manier die met gewone post misschien niet zo eenvoudig is. Een bedrijf kan bijvoorbeeld afbeeldingen en andere gegevens verzenden naar klanten die bellen om te informeren naar de diensten van het bedrijf. Ervan uitgaande dat een klant een verzekeringsmaatschappij belt die naar zijn producten vraagt, kan de agent aan de telefoon om de e-mail van de klant vragen om informatiepakketten te verzenden waartoe de klant onmiddellijk toegang heeft. Het verzenden van een dergelijk pakket via de reguliere post kan enkele dagen duren, waarna de potentiële klant van gedachten kan veranderen of een ander bedrijf kan zoeken.