Wat is workflowbeheer?

Workflow management is een systeem om toezicht te houden op het proces van het doorgeven van informatie, documenten en taken van de ene medewerker of machine binnen een bedrijf naar een ander. Door het juiste gebruik van dit systeem zal elk van deze werknemers of machines het werk volgens een vooraf bepaalde procedure doorgeven. Naarmate de technologie vordert, is veel workflowbeheer geautomatiseerd en wordt gebruikgemaakt van speciale software om het proces veel soepeler te maken.

Het op de juiste manier beheren van de workflow is om verschillende redenen een belangrijk onderdeel van een bedrijf. Het primaire voordeel van workflowbeheer is verbeterde efficiëntie binnen het bedrijf. Door veel van de processen binnen een bedrijf te automatiseren en een procedure op te zetten die consequent wordt gevolgd, worden onnodige stappen geëlimineerd en is elk lid van het team volledig op de hoogte van zijn of haar verantwoordelijkheden.

Deze methode maakt het ook eenvoudiger om de prestaties van medewerkers en machines te volgen. Wanneer een schakel in de ketting is verbroken, is het eenvoudig om terug te gaan en te bepalen waar dit is gebeurd. Bovendien dient workflowbeheer om werkmethoden te standaardiseren, zodat elke werknemer die op hetzelfde niveau werkt, dezelfde functie vervult.

Het verbetert ook de klantenservice. Door een consistent product of service te bieden die op elk niveau voorspelbaar is, zorgt workflowbeheer ervoor dat de klant zich volledig betrokken voelt bij het hele proces en in staat is om tijdig antwoorden te krijgen op belangrijke vragen. Op zijn beurt kan dit de bedrijfswinsten verhogen, omdat tevreden klanten terugkomen voor terugkerende klanten.

Workflow management helpt bedrijven ook manieren te vinden om hun productie- of serviceproces te verbeteren. Door de verantwoordelijkheden van elke medewerker te stroomlijnen en de rollen van elke medewerker en machine binnen het proces te verduidelijken, kan het bedrijf gemakkelijker bepalen waar verbeteringen kunnen worden aangebracht om de efficiëntie te verhogen en de kwaliteit van het product of de service te verbeteren.

Door gebruik te maken van gespecialiseerde workflowsoftware genieten bedrijven ook van verhoogde flexibiliteit. Door processen met software te volgen en verschillende alternatieve scenario's in te voeren, kan het bedrijf gemakkelijker haalbare verbeteringsopties bepalen. Bovendien kan de software worden gebruikt om een ​​klein onderdeel van de workflow of workflow op bedrijfsniveau te onderzoeken. Dit is vooral handig voor grote bedrijven met meerdere fabrieken of kantoren verspreid over het land of de wereld.