Hoe word ik een specialist in documentbeheer?
Specialisten voor documentbeheer beheren het verzamelen, opslaan en ophalen van de interne documenten van een organisatie. Een middelbare schoolopleiding is meestal vereist voor beginnende banen, maar een bepaalde hoeveelheid hogeschoolopleiding kan nodig zijn voor een managementfunctie. Om specialist op het gebied van documentbeheer te worden, moet u ook beschikken over goede organisatorische, computer- en administratieve vaardigheden. Werk voor dit beroep kan meestal worden gevonden in de gezondheidszorg, juridische en productie-gebieden, evenals educatieve en overheidsinstellingen. Typische taken voor een specialist in documentcontrole zijn het archiveren, distribueren en herstellen van afgedrukte en elektronische documenten.
Om specialist op het gebied van documentbeheer te worden, hebt u een middelbare schooldiploma en uitgebreide on-the-job-training nodig. De meeste specialisten beginnen deze carrière in een instappositie en nemen extra verantwoordelijkheden op naarmate hun kennis en vaardigheden toenemen. Bepaalde werkgevers kunnen vereisen dat u een twee- of vierjarige opleiding afrondt om in een managementfunctie te werken. Anderen zijn misschien bereid om professionele certificering te accepteren in plaats van een universitair diploma. Gespecialiseerde training en certificering is verkrijgbaar bij internationaal erkende organisaties, zoals de Knowledge Management Professional Society (KMPro) en Association for Information and Image Management (AIIM).
Naast je formele opleiding, moet je ook over zeer goede organisatorische en administratieve vaardigheden beschikken om specialist op het gebied van documentbeheer te worden. Deze professionals moeten dagelijks het gebruik van honderden documenten organiseren en volgen. Je moet in staat zijn om zowel gedrukte als elektronische archiveringssystemen te maken en te beheren om dit beroep te kunnen uitvoeren. Uitstekende computervaardigheden en bekendheid met verschillende softwaretoepassingen zijn ook nodig voor deze taak. Posities op managementniveau vereisen meestal goede communicatie- en leiderschapsvaardigheden, samen met het vermogen om andere werknemers op te leiden.
Nadat u specialist op het gebied van documentbeheer bent geworden, is er werk te vinden bij een aantal verschillende organisaties. Deze professionals zijn vaak werkzaam op het gebied van gezondheidszorg, technologie en productie, evenals de bouw- en technologie-industrie. Overheids- en onderwijsinstellingen maken ook gebruik van documentcontrolesystemen, samen met banken en andere financiële dienstverleners. U kunt mogelijk werk vinden bij een onafhankelijke documentbeheerservice als traditionele tewerkstelling niet beschikbaar is. Bepaalde werkgevers op biomedisch of juridisch gebied kunnen een gespecialiseerde opleiding nodig hebben voorafgaand aan de tewerkstelling.
Deze specialisten houden zich doorgaans bezig met activiteiten zoals het organiseren en archiveren van verschillende afgedrukte en elektronische documenten. Ze zorgen ervoor dat de huidige versie van een document beschikbaar is en houden de locatie en het gebruik bij. Deze professionals gebruiken ook scanners om elektronische kopieën van papieren documenten te maken en archiveringssystemen te maken voor opslag en ophalen. Specialisten op managementniveau kunnen nodig zijn om procedures en beleid voor het delen van documenten te ontwikkelen en te implementeren en trainingen voor medewerkers te geven.