Hoe word ik een bestandsklerk?
Om een archiefmedewerker te worden, moet u meestal een baan op kantoor krijgen zodat u kunt worden opgeleid in het gebruik en het beheer van het archiveringssysteem. Als algemene regel leren archiefmedewerkers hun werk door hun tewerkstelling, hoewel technologische veranderingen u kunnen vereisen om verschillende soorten computersoftware te leren, evenals verschillende methoden voor het opslaan en ophalen van relevante informatie. U kunt ook baat hebben bij het volgen van cursussen in kantoortechnologie, evenals cursussen die uw begrip van de branche waarin u werkt, kunnen verbeteren. In sommige gevallen wordt van u verwacht dat u een hoge mate van vertrouwelijkheid hanteert en beveiligingsprotocollen afdwingt.
Gezien de verspreiding van computersystemen in veel kantoren, kan de mogelijkheid om met papieren bestanden te werken op veel gebieden afnemen. Hoewel sommige bedrijven en kantoren sommige papieren archieven bijhouden, zetten velen hun papieren documenten over naar digitale media. Als u in een dergelijk kantoor bestandsbeheerder wilt worden, moet u meestal aantonen dat u documenten kunt scannen en beheren zodat ze gemakkelijk kunnen worden gevonden. Mogelijk hebt u ook ervaring nodig met training in het beheer van databases.
Veel middelbare scholen, vakscholen en community colleges bieden training in kantooradministratie. Hoewel je misschien geen diploma of certificaat van een van deze programma's hoeft te voltooien om een dossiermedewerker te worden, kunnen sommige werkgevers er positief uitzien over je formele opleiding op deze gebieden. Naast het trainen in verschillende administratieve taken, kan het bekend zijn met de woordenschat van de branche waarin uw werkgever actief is, zeer nuttig zijn bij de ontwikkeling van een samenhangend archiverings- en informatieopslagsysteem. Mogelijk wordt u niet gevraagd om een dergelijk systeem te ontwerpen, maar als u een goede kennis heeft van de informatie die u opslaat, kunt u de informatie op een later tijdstip effectiever labelen en ophalen.
In veel gevallen bevatten bestanden gevoelige informatie. Als u bijvoorbeeld als administratief medewerker werkt, kunnen de bestanden die u beheert gevoelige medische informatie bevatten. Evenzo kunnen bestanden op het advocatenkantoor uiterst gevoelig materiaal bevatten over het persoonlijke, juridische en financiële leven van cliënten. Om deze reden kunnen veel werkgevers erop staan dat u een achtergrondcontrole doorstaat voordat u een archiefmedewerker in hun kantoor wordt. Bovendien moet u mogelijk worden getraind in vertrouwelijkheidskwesties, evenals in de juiste verwerking en verwijdering van bestanden om de informatie die ze bevatten te beschermen.