Hoe word ik een virtuele kantoorassistent?

Over het algemeen is de minimale voorbereiding die nodig is om een ​​virtuele kantoorassistent te worden, een middelbare schoolopleiding gevolgd door een aantal kantooropleidingen. Er zijn programma's voor een gemeenschapsschool en beroepsonderwijs, evenals online educatieve opties voor iemand die een virtuele kantoorassistent wil worden, en veel mensen met traditionele zakelijke of managementdiploma's kunnen virtuele kantoorassistent worden. Om zich te specialiseren of door te gaan naar een juridische of medische functie, kan men een aanvullende opleiding volgen en, in veel gevallen, certificering. Als u zelfstandige bent, kunnen een aantal aanvullende vereisten zijn: investeren in kantoorapparatuur.

Een virtuele kantoorassistent heeft in wezen dezelfde functieomschrijving als een traditionele kantoorassistent, behalve dat hij of zij meestal vanuit zijn of haar thuiskantoor werkt als freelancer. In veel gevallen heeft een virtueel kantoor verschillende voordelen ten opzichte van een traditionele kantooromgeving. Telewerken is bijvoorbeeld vaak handiger voor werknemers en kan voor beide partijen goedkoper zijn.

Typische kantoorassistentstaken omvatten administratieve taken, zoals het uitvoeren van elementaire gegevensinvoer en het onderhouden van bestanden en records. Andere veel voorkomende activiteiten zijn onder meer mailen, e-mailen en faxen van documenten, samen met het schrijven van zakelijke brieven en rapporten. Kantoormedewerkers zijn vaak verantwoordelijk voor het bijhouden van budgetinformatie en voor het maken van afspraken en reisarrangementen voor hun supervisors. Een virtuele assistent kan zich ook richten op een specifieke niche - hij of zij kan bijvoorbeeld werken als assistent van een virtuele auteur; anderen worden specifiek ingehuurd voor juridische of medische transcriptie.

Om een ​​virtuele kantoorassistent te worden, kan men trainen door de conventionele route te volgen om secretariële vaardigheden op de middelbare school te leren en vervolgens een een- tot tweejarig kantooradministratieprogramma te volgen in een vaktechnische school of gemeenschapsschool. In toenemende mate bieden community colleges ook programma's specifiek voor assistenten van virtuele kantoren. Enkele voorbeelden van cursussen omvatten computertechnologie en website-ontwerp, samen met traditionele vaardigheden, zoals transcriptie en boekhouding.

In plaats van naar een lokale school te gaan, kan iemand die een virtuele kantoorassistent wil worden, zijn of haar hele studie online volgen. Verschillende organisaties bieden coaching- en trainingsprogramma's tegen verschillende kosten. Hoewel certificering niet vereist is om een ​​virtueel kantoorassistent te worden, kan men gecertificeerd worden via de International Virtual Assistants Association (IVAA). Het biedt de benamingen van Certified Virtual Assistant, Ethics Checked Virtual Assistant en Real Estate Virtual Assistant. Er zijn ook verschillende wettelijke certificatieprogramma's voor secretaresses beschikbaar.

Sommige basisvaardigheden die over het algemeen vereist zijn om een ​​virtuele kantoorassistent te worden, zijn onder meer goede mondelinge en schriftelijke communicatie, samen met kennis van zakelijke etiquette. Voor veel kantooropdrachten zijn vaak efficiënte typevaardigheden vereist, en aandacht voor detail en het vermogen om te multitasken worden ook belangrijk geacht. Bovendien heeft een freelancer meestal bepaalde apparatuur nodig om een ​​thuiskantoor te vestigen. Op zijn minst gebruikt hij of zij meestal een computer, printer, telefoon en een fax.