Hoe schrijf ik een professioneel voorstel?
Het schrijven van een professioneel voorstel hoeft niet moeilijk te zijn als u verschillende belangrijke overwegingen in gedachten houdt. Weersta eerst de drang om te schrijven om indruk te maken, bijvoorbeeld door het gebruik van chique taal of technisch jargon. Gebruik in plaats daarvan gewone taal waarin duidelijk wordt uitgelegd wat uw lezers willen en moeten weten over uw voorstel. Ten tweede, vergeet niet om de details te controleren, zoals ervoor zorgen dat uw voorstel geen typefouten of fouten bevat. Ten derde, houd er rekening mee dat uw doel bij het schrijven van een professioneel voorstel is om uw lezers over te halen om u werk te geven, dus zorg ervoor dat u hun aanwijzingen in hun Request for Proposal (RFP) volgt en hen ervan overtuigen dat u en uw bedrijf precies zullen bieden wat Zij hebben nodig.
Begin met het schrijven van uw voorstel door op te merken wat uw lezers van u verwachten in het voorstel aan te pakken. Probeer het voorstel vanuit hun perspectief te bekijken, omdat u uw ideeën aan hen probeert te verkopen. Hoe kunt u aan hun behoeften voldoen? Welke voordelen krijgen ze door uw bedrijf te kiezen om voor hen te werken boven een ander bedrijf? Welk werk heeft u in het verleden gedaan dat u en uw ideeën precies geschikt maakt voor dit biedingsvoorstel?
Wanneer u vragen als deze hebt beantwoord, maakt u meer aantekeningen zodat u een ruw, maar toch duidelijk beeld hebt van wat u gaat opnemen in de RFP of een ander soort voorstel zoals u hebt geïnitieerd. Organiseer en breid vervolgens de informatie uit die u in uw professionele voorstel zult opnemen. Als u een voorstelsjabloon gebruikt, moet u beslissen hoe u uw inhoud het beste kunt indelen in de structuur. Anders wilt u misschien voorbeeldvoorstellen uit zakelijke boeken of online zoekopdrachten bekijken om u een idee te geven hoe u uw voorstel-informatie op een overtuigende manier kunt presenteren.
Het ontwerp en de lay-out van uw professionele voorstel moeten passen bij uw branche en bedrijf. Het voorblad moet uw naam en contactgegevens bevatten plus een interessante afbeelding die uw lezers zal interesseren in uw idee. Een samenvatting van één pagina met een overzicht van de doelstellingen en resultaten van het project volgt meestal het voorblad. Veel professionele voorstelschrijvers raden aan om de samenvatting als laatste te schrijven, zodat u uw voorstel overtuigend en nauwkeurig kunt samenvatten.
Visuele begeleidingen bij schriftelijke voorstellen zijn een must in de zakelijke wereld van vandaag. Houd ze echter relevant voor uw professionele voorstel en zorg ervoor dat ze het promoten in plaats van er afbreuk aan te doen. Ondersteunende afbeeldingen kunnen de overtuigingskracht van uw tekst vergroten en interessant houden. Overweeg nuttige grafieken en diagrammen met relevante statistische informatie op te nemen. Uw bedrijfsnaam, logo, slogan en contactgegevens moeten professioneel in uw voorstel voorkomen.
Professionele schrijvers begrijpen hoe te schrijven om vragen te beantwoorden die ze verwachten dat hun lezers zullen hebben. Lees de eerste versie van uw voorstel door en zorg ervoor dat u elke vraag heeft beantwoord waarop u kunt anticiperen. Heroverweeg uw prijsbod en maak het concurrerend, maar ga niet te laag om de baan te krijgen, omdat dit in strijd is met uw eigen doelstelling. Een goed paginadoel voor een professioneel voorstel is tien pagina's, hoewel sommige voorstellen 15 of meer pagina's bevatten. Voorstellen moeten gedetailleerd en grondig zijn, maar als ze ook beknopt zijn, kunnen ze de lezer gek houden.