Hoe schrijf ik een RFP?
Wanneer een bedrijf besluit een artikel of dienst te kopen en potentiële leveranciers wil aanspreken, schrijven ze eerst een aanvraag voor een voorstel (RFP). In de RFP worden de criteria uiteengezet waaraan leveranciers zich moeten houden, omdat zij voorstellen waarom zij voor de opdracht moeten worden aangenomen. Het is belangrijk om een RFP te schrijven die duidelijk is en om alle benodigde informatie vraagt, terwijl het bedrijf in een positief licht wordt gepresenteerd. Een slecht geschreven RFP kan betekenen dat het bedrijf voornamelijk niet-gekwalificeerde of onvoldoende leveranciers heeft, of helemaal geen voorstellen.
De eerste stap om een RFP te schrijven is eenvoudig genoeg om te bepalen wat het bedrijf precies nodig heeft. Hoewel dit vrij eenvoudig klinkt, is het eigenlijk de stap die bedrijven vaak negeren. Veel bedrijven beginnen een RFP te schrijven zonder een duidelijk begrip te hebben van wat hun behoeften en wensen zijn, en vragen uiteindelijk om te veel, te weinig of tegenstrijdige dingen. Input moet worden gevraagd van iedereen die bij het betrokken project is betrokken en er moet een consensus worden bereikt over wat er daadwerkelijk nodig is voordat de RFP zelfs maar begint.
Verkopers moeten weten wat u precies moet bereiken en wat u eenvoudigweg wilt bereiken. Veel bedrijven maken de fout bij het schrijven van een RFP om een wensenlijst met hun droomfuncties te maken, maar gebruiken behoeftewoorden zoals zal en moeten . Verkopers die mogelijk niet aan een of twee van deze criteria kunnen voldoen, hoeven helemaal geen voorstel in te dienen als ze van mening zijn dat de criteria absoluut noodzakelijk zijn. Het is belangrijk om op de gebruikte taal te letten, woorden te bewaren die nodig zijn voor wanneer ze nauwkeurig zijn, en zachtere taal te gebruiken zoals verlangen en optioneel voor voorkeursfuncties.
Voordat er daadwerkelijk naar een voorstel wordt gevraagd, is het ook een goed idee om te weten hoe het ideale voorstel eruit zal zien. Als er meerdere aspecten zijn waarmee voorstellen worden beoordeeld, bijvoorbeeld als ze worden beoordeeld op prijs, tijdigheid en functiedichtheid, moet u een idee hebben hoeveel van elk van deze functies zal worden gewogen. Weet hoe een voorstel dat de laagste prijs maar een lange wachttijd biedt zich verhoudt tot een voorstel dat twee keer zo duur is maar de helft van de tijd kost. Dit zal later in het proces verwarring en stress helpen verminderen.
Eigenlijk gaan zitten om een RFP te schrijven kan een vrij pijnloze en snelle procedure zijn als de basis is gelegd. In de inleiding moet alleen worden vermeld waarom het bedrijf om voorstellen vraagt en moet een overzicht worden gegeven van de rest van het verzoek, inclusief belangrijke criteria en deadlines. De RFP moet dan dekken wat een winnend voorstel moet hebben, gevolgd door gewenste kenmerken en criteria voor het kiezen van de winnaar, vooral als er vastgestelde selectiecriteria zijn. Vervolgens moet een tijdlijn worden gegeven met verschillende benchmarkdatums en een uiterste vervaldatum. Ten slotte moet de RFP de aanvragers een idee geven wat er vervolgens zal gebeuren, inclusief hoe lang ze kunnen verwachten te wachten om terug te horen, en of degenen die niet zijn gekozen, een reactie kunnen verwachten.