Hoe schrijf ik een sollicitatiebrief voor de uitvoerend assistent?
Bij het schrijven van een sollicitatiebrief voor de uitvoerend assistent moet de sollicitant één enkele pagina gebruiken om haar administratieve vaardigheden aan te tonen, aandacht te besteden aan details en specifieke voorbeelden te geven van het gebruik van deze vaardigheden in een eerdere taak. Deze doelen kunnen worden bereikt door een uniek briefhoofd te maken voor zowel de sollicitatiebrief als de cv en door de inzendingen te proeflezen om er zeker van te zijn dat ze geen grammaticale en spelfouten bevatten. De brief kan worden gericht aan het hoofd van de personeelsafdeling of individuele interviews, en kan een tijdstip en plaats vragen waarop de sollicitant elkaar kan ontmoeten om verder te bespreken op welke manieren haar vaardigheden het aannemende bedrijf ten goede kunnen komen.
De taken van een uitvoerend assistent omvatten doorgaans archiveren, faxen, beantwoorden van telefoons en administratief computerwerk. Dit type functie dient om de behoeften van het hoger management van een bedrijf of grote onderneming te vergemakkelijken. Vice-presidenten van het bedrijf, leidinggevende functionarissen en financiële functionarissen gebruiken over het algemeen dit type assistent. Sommige functies kunnen vereisen dat de uitvoerend assistent ook zorgt voor kleine persoonlijke boodschappen voor de leidinggevende, zoals het plannen van dinerreserveringen, het ophalen van klanten en cateringlunches.
Bij het solliciteren naar dit type functie, moet de begeleidende sollicitatiebrief meestal worden beperkt tot één pagina. Het doel van de brief is om te dienen als een inleiding voor de aanwervingsmanager en mogelijk voor de leidinggevende aan wie de functie zal antwoorden. Gedetailleerde informatie, zoals eerder werk, verblijfsduur bij voormalige banen en opleidingsachtergrond kan worden vermeld op de bijgevoegde CV, die indien nodig twee of meer pagina's kan bevatten.
Het cv en de sollicitatiebrief voor de uitvoerend assistent kunnen worden ontworpen om elkaar in stijl aan te vullen. De aanvrager kan basissoftware voor tekstbewerking gebruiken om een briefhoofd te maken met haar naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Dit briefhoofd kan worden afgedrukt op de bovenkant van zowel de cv als de brief om een uniforme look te creëren die ook de computervaardigheden van de kandidaat en aandacht voor detail laat zien.
De begeleidende brief van de uitvoerend assistent moet specifiek en beknopt zijn in adres, inhoud en aanhef. De brief kan beginnen door de wervingsmanager specifiek aan te spreken als die informatie beschikbaar is, zoals "Geachte heer Gomez", of aan de personeelsafdeling van het bedrijf als de naam niet wordt verstrekt. Om onnodige lengte en woordigheid te voorkomen, bestaat een letter van één pagina meestal uit vier tot vijf alinea's, waarbij elke alinea drie tot vijf zinnen bevat. In de laatste alinea kan de aanvrager vragen om een specifieke vergadertijd en -locatie af te spreken waarop haar verdere kwalificaties in een interview kunnen worden besproken. De aard van dit type functie vereist uitzonderlijke administratieve vaardigheden en de aanvrager moet de brief meerdere keren nakijken om er zeker van te zijn dat er geen grammaticale of spelfouten bestaan.
De aanvrager kan het nuttig vinden om de begeleidende sollicitatiebrief te gebruiken als een kans om een voorbeeld te geven van haar werkvaardigheden. Het voorbeeld moet een specifiek geval zijn waarin de sollicitant vaardigheden heeft gebruikt die relevant zijn voor de nieuwe functie waarvoor zij solliciteert. Als de nieuwe beroepskwalificaties bijvoorbeeld kennis van een bepaald type computerprogramma omvatten, kan de sollicitant een voorbeeld geven van hoe zij dat type programma gebruikte om een presentatie of reeks rapporten voor haar vorige werkgever te voltooien. De sollicitant kan ook een lijst maken van prijzen en eventuele speciale erkenning die ze in eerdere werkervaringen heeft ontvangen die betrekking hebben op haar talenten en vaardigheden.