Wat zijn noodzakelijke secretaresse vaardigheden?
Moderne secretaresses zijn vaak de lijm die een kantoor of organisatie bij elkaar houden door ervoor te zorgen dat medewerkers en klanten op het juiste moment op de juiste plaats staan en de juiste documenten en informatie hebben die nodig zijn. Secretaris -vaardigheden variëren van het boeken van afspraken en het opzetten van vergaderzalen tot het opstellen van juridische documenten. Het type en de grootte van het bedrijf dat een secretaresse werkt, dicteren vaak welke vaardigheden nodig zijn; Er zijn echter enkele fundamentele secretaresse vaardigheden die alle secretaresses moeten beheersen, inclusief typen, planning en telefoonvaardigheden.
eersteklas communicatievaardigheden zijn van cruciaal belang voor secretaresses. Het is belangrijk dat secretaresses op verschillende manieren duidelijk kunnen communiceren en informatie kunnen delen met klanten en collega's, inclusief aan de telefoon, in geschreven documenten en via presentaties. Secretarissen orkestreren vaak de evenementen van de dag voor een baas of afdeling, inclusief het plannen van vergaderingen en het verstrekken van vereiste documenten aan degenen die de vergaderingen bijwonen.Creatieve probleemoplossende vaardigheden zijn ook van cruciaal belang, omdat secretaresses elke dag voor een verscheidenheid aan taken worden geconfronteerd.
Naast gemeenschappelijke kantoortaken moeten secretaris -vaardigheden ook evenementenplanning omvatten. Grote vergaderingen worden vaak gehouden op off-site locaties, zoals in een conferentiecentrum of hotelvergaderingsruimte. Naast het boeken van een vergaderruimte en het geven van aanwijzingen voor alle partijen om daar te komen, is een secretaresse vaak belast met het regelen van 's nachts accommodaties, autoverhuur en luchthaven shuttles voor aanwezigen. Het bestellen van snacks, maaltijden en dranken voor gasten in de loop van de vergadering valt ook vaak voor een secretaresse, omdat het ervoor zorgt dat de kamer correct is opgezet en geschikte technologische aansluitingen biedt.
De mogelijkheid om correcte grammatica, interpunctie en spelling te gebruiken is van cruciaal belang voor het voorbereiden van documenten, presentaties en correspondentie. Secretarisvaardigheden moeten ook zijn om in staat te zijnom werk effectief te bestrijden om foutloze documenten te maken. Sommige speciale functies, zoals juridische en medische secretaresses, moeten ook een grondig begrip hebben van termen die in die beroepen worden gebruikt. De mogelijkheid om een verscheidenheid aan visuele afbeeldingen te maken voor online gebruik, hand -outs en groepspresentaties is een andere vaardigheid die meestal vereist is voor secretaresses.
Mastering -technologie is vereist voor bijna alle secretarisposities. Secretarisvaardigheden moeten geavanceerde e -mailvaardigheden omvatten, waaronder het werken met bijlagen, flyers en foto's die zijn gemaakt met verschillende softwareprogramma's. Veel secretaresses werken onderweg, dus het beheersen van de nieuwste draadloze communicatievaardigheden is een must. Documenten en foto's moeten vaak worden bewerkt en gedeeld, dus de mogelijkheid om met verschillende computerprogramma's te werken is essentieel.