Wat zijn noodzakelijke secretaressevaardigheden?
Moderne secretaresses zijn vaak de lijm die een kantoor of organisatie bij elkaar houdt door ervoor te zorgen dat medewerkers en klanten op het juiste moment op de juiste plaats zijn en de juiste benodigde documenten en informatie hebben. Secretaressevaardigheden variëren van het boeken van afspraken en het opzetten van vergaderzalen tot het voorbereiden van juridische documenten. Het type en de grootte van het bedrijf waar een secretaresse werkt, bepalen vaak welke vaardigheden vereist zijn; er zijn echter enkele basisvaardigheden voor secretaresses die alle secretaresses moeten beheersen, waaronder typen, plannen en telefoonvaardigheden.
Eersteklas communicatieve vaardigheden zijn van cruciaal belang voor secretaresses. Het is belangrijk dat secretaresses op verschillende manieren duidelijk kunnen communiceren en informatie met klanten en collega's kunnen delen, bijvoorbeeld via de telefoon, in schriftelijke documenten en via presentaties. Secretaresses orkestreren vaak de gebeurtenissen van de dag voor een baas of afdeling, inclusief het plannen van vergaderingen en het verstrekken van vereiste documenten aan degenen die de vergaderingen bijwonen. Creatieve probleemoplossende vaardigheden zijn ook van cruciaal belang, omdat secretaresses elke dag met verschillende taken worden geconfronteerd.
Naast algemene kantoortaken moeten secretariële vaardigheden ook planning van evenementen omvatten. Grote vergaderingen worden vaak gehouden op externe locaties, zoals in een conferentiecentrum of een vergaderruimte van een hotel. Naast het boeken van een vergaderruimte en het geven van aanwijzingen voor alle partijen om daar te komen, is een secretaresse vaak belast met het regelen van overnachtingen, autoverhuur en pendeldiensten naar de luchthaven voor de deelnemers. Het bestellen van snacks, maaltijden en drankjes voor gasten tijdens de vergadering valt vaak ook onder een secretaresse, net zoals het zorgen voor de juiste opstelling van de ruimte en het bieden van passende technologische aansluitingen.
De mogelijkheid om correcte grammatica, interpunctie en spelling te gebruiken is van cruciaal belang voor het voorbereiden van documenten, presentaties en correspondentie. Secretaressevaardigheden moeten ook in staat zijn om effectief proeflezen uit te voeren om foutloze documenten te maken. Sommige speciale functies, zoals juridische en medische secretaresses, moeten ook een grondig begrip hebben van de termen die in die beroepen worden gebruikt. De mogelijkheid om een verscheidenheid aan visuele afbeeldingen te maken voor online gebruik, hand-outs en groepspresentaties is een andere vaardigheid die doorgaans vereist is voor secretaresses.
Masteringstechnologie is vereist voor bijna alle secretariële functies. Secretaressevaardigheden moeten geavanceerde e-mailmogelijkheden omvatten, waaronder werken met bijlagen, flyers en foto's gemaakt met verschillende softwareprogramma's. Veel secretaresses werken onderweg, dus het beheersen van de nieuwste draadloze communicatievaardigheden is een must. Documenten en foto's moeten vaak worden bewerkt en gedeeld, dus de mogelijkheid om met verschillende computerprogramma's te werken is essentieel.