Wat zijn de beste tips voor een voorraadcontroller?
Een voorraadbeheerder beheert de handelswaar of voorraad van een bedrijf, samen met grondstoffen. Deze positie heeft een impact op de bedrijfsresultaten, omdat een tekort of een overschot, of wanneer de inventaris wordt gestolen of verloren, meestal resulteert in een verlies van organisatorische winst. Hij of zij moet effectieve beveiligingsmethoden toepassen die zowel interne als externe indringers ervan weerhouden om te stelen. Bij het ontvangen van voorraadproducten moet een voorraadbeheerder ook dozen op schade onderzoeken, beschadigde artikelen bewaren en controleren of alle bestelde producten zijn ontvangen. Een bepaald type plan moet door voorraadcontrollers worden gebruikt om artikelen te beheren, maar de gebruikte aanpak hangt af van de grootte en de behoeften van het bedrijf.
Ongeacht wat voor soort beveiligingspraktijken een voorraadbeheerder implementeert, deze moeten met elk personeelslid van de organisatie worden besproken. Alle inventarisitems moeten worden afgeleverd op veilige locaties die worden bewaakt door bewakingssystemen. Winkels vinden het vaak handig om medewerkers door training te sturen om hen te leren winkeldieven te identificeren. Voorraadcontrollers moeten ervoor zorgen dat de juiste hotlines en rapportagemethoden aanwezig zijn, zodat klachten van werknemers kunnen worden ingediend wanneer vermoed wordt dat interne inventarisfraude plaatsvindt.
Bij het ontvangen van inventarisitems moet een inventariscontroller aanwezig zijn om te controleren of elk besteld artikel is ontvangen. Alvorens het ontvangstbewijs te ondertekenen, moet de persoon alle beschadigde artikelen noteren; dit zorgt ervoor dat de leverancier op de hoogte wordt gesteld van de artikelen die bij levering zijn beschadigd. Na ontvangst van de autorisatie om beschadigde artikelen terug te sturen, moeten deze onmiddellijk worden geretourneerd. Hoe sneller de items worden geretourneerd, hoe sneller ze in de meeste gevallen worden vervangen. Beschadigde artikelen mogen niet worden opgeslagen op plaatsen waar ze worden vergeten; na zoveel tijd is het misschien niet mogelijk ze terug te sturen.
Om voorraadartikelen in goede staat te houden, moeten ze worden opgeslagen in gebouwen met temperatuurregeling. Dit helpt items om niet te verslechteren of besmet te raken, wat helpt bij het handhaven van stabiele voorraadniveaus. Temperatuurschommelingen kunnen ook schade aan onderdelen veroorzaken, die dan hun weg kunnen vinden in het productieproces.
Er zijn veel verschillende benaderingen voor voorraadbeheer en het beste systeem hangt af van de grootte en de behoeften van een bedrijf. De oogbolbenadering wordt vaak gebruikt door voorraadcontrollers die geen exacte numerieke gegevens van voorraadartikelen hoeven bij te houden. Telkens wanneer deze benadering wordt gebruikt, moeten de werkelijke numerieke tellingen van inventarisitems minstens twee keer per jaar plaatsvinden. Wanneer een voorraadbeheerder verantwoordelijk is voor het bijhouden van nauwkeurige, numerieke gegevens over voorraadbenodigdheden, wat gebruikelijk is in grote bedrijven, is een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem vaak het beste systeem.