Wat zijn de verschillende functies voor Executive Assistant?
Uitvoerende assistenten voeren een zeer breed scala aan taken uit op een groot aantal gebieden, zoals zaken, recht en onderwijs. De basisverantwoordelijkheden van een uitvoerend assistent verschillen afhankelijk van het type organisatie waarvoor hij of zij werkt. Er zijn echter fundamentele taken die uitvoerende assistenten moeten uitvoeren, ongeacht de organisatie of het bedrijf waarin ze werken. Naast de administratieve taken moet hij of zij vaak het bedrijf of de organisatie vertegenwoordigen, belangrijke beslissingen nemen en administratief personeel op lager niveau opleiden.
Er zijn grote verschillen tussen functies van uitvoerend assistent en die van secretaresses of administratief medewerkers. Uitvoerende medewerkers nemen vaak belangrijke beslissingen over het plannen van de tijd van de leidinggevende of manager die zij vertegenwoordigen. Soms vertegenwoordigen ze hun baas in vergaderingen of nemen ze beslissingen over hun organisatie. Dit zijn geen taken die administratieve assistenten of secretaresses routinematig zouden uitvoeren. Executive assistant banen vereisen ook een hoog niveau van bekwaamheid in het bedrijfsleven of andere specifieke gebieden met betrekking tot hun verantwoordelijkheden.
Taken als uitvoerend assistent kunnen veel verschillende vormen aannemen en vereisen verschillende verantwoordelijkheden. Een uitvoerend assistent die werkt voor een non-profit organisatie kan agenda's en notulen voor bestuursvergaderingen organiseren en voorbereiden. De uitvoerend assistent kan werken met klanten, rekening houden met gelden en telefoongesprekken voeren voor de directeur. Hij of zij kan ook informatie maken, afdrukken en verspreiden om de non-profitorganisatie te promoten.
Een uitvoerend assistent die voor een bedrijf werkt, kan rapporteren aan één leidinggevende, zoals een districtmanager voor een drogisterijketen, of kan rapporteren aan meerdere leidinggevenden. In deze hoedanigheid kan een uitvoerend assistent nodig zijn om potentiële klanten te contacteren en vergaderingen met hen te regelen. De assistent moet mogelijk ook onkostendeclaraties verwerken, telefoontjes en e-mails beantwoorden en planningen plannen. Bij afwezigheid van de baas kan een uitvoerend assistent nodig zijn om belangrijke beslissingen te nemen.
Een andere omgeving waarin een uitvoerend assistent zou kunnen werken zou zijn in een administratief kantoor van een schoolsysteem. Daar zou hij of zij bijvoorbeeld uitsluitend met een superintendent of voor een hele afdeling kunnen werken. De uitvoerend assistent in een educatieve omgeving kan vergaderingen plannen en het budget beheren of verantwoording afleggen. Bovendien kon hij of zij interviews plannen, vergaderingen plannen en schoolsysteemplanningen ontwikkelen. In elk van deze functies is het van vitaal belang dat de uitvoerend assistent uitstekende mensen en organisatorische vaardigheden heeft.
Er zijn verschillende niveaus van ervaring en opleiding vereist voor uitvoerende assistent-banen. Sommige functies vereisen mogelijk geen formeel onderwijs buiten een middelbare schooldiploma. Anderen kunnen een twee- of vierjarige hbo-opleiding vereisen. Mensen kunnen ook uitvoerende assistent-banen krijgen door zich op te werken vanuit een lagere administratieve of secretariële positie.