Wat zijn de verschillende taken voor Records Manager?
Records management omvat de opslag, classificatie en archivering van belangrijke documenten en informatie met betrekking tot de activiteiten van een bedrijf of organisatie. Er zijn veel verschillende soorten records manager-taken, omdat dit werk op veel gebieden essentieel is. Evenzo kunnen de verschillende taken een verscheidenheid aan specialisaties vereisen. Sommige berichten vragen dat personen computersoftware gebruiken om records op te slaan en te beveiligen, terwijl anderen mogelijk kennis nodig hebben om de legitimiteit van fysieke documenten te classificeren. Records manager banen kunnen worden gevonden in de medische industrie, bibliotheken, universiteiten en vele andere gebieden.
Op medisch gebied vereisen records manager banen vaak dat professionals bekend zijn met medische terminologie. Ze moeten mogelijk ook een algemeen begrip hebben van medische procedures en medische betalingsprocessen. Dit soort taken vereist normaal dat professionals zowel fysieke als elektronische documenten kunnen opslaan.
Veel personen die functies voor records manager vervullen, hebben achtergronden in de bibliotheekwetenschap. In deze gevallen kunnen professionals interesse en expertise hebben in boeken en kunstwerken. Sommige archiefbeheerders op dit gebied hebben ook de mogelijkheid om de legitimiteit van bepaalde werken te identificeren en kunnen mogelijk ook documenten, boeken en zelfs kunstwerken organiseren op basis van factoren zoals datums en het onderwerp van de werken.
Universiteiten hebben vaak grote behoefte aan archiefbeheerders. In deze contexten vereisen records manager-banen dat professionals informatie moeten opslaan en organiseren, zoals transcripties van studenten en faculteiten, arbeidsregisters en materialen die vereist zijn voor toelating of dienstverband. Deze professionals kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het verzenden van gevraagde informatie naar partijen die om bepaalde soorten gegevens hebben gevraagd, zoals bewijs van een diploma of dienstverband. Records managers op universiteiten zijn vaak verantwoordelijk voor het begrip wanneer en hoe bepaalde records kunnen worden verzonden naar partijen die daarom hebben gevraagd.
In veel gevallen zijn records managers verantwoordelijk voor het creëren en onderhouden van systemen voor organisatie en opslag. Verschillende contexten hebben verschillende behoeften, dus van een recordmanager wordt vaak verwacht dat hij inzicht heeft in een bepaald veld. Professionals van archiefbeheer op medisch gebied kunnen bijvoorbeeld nodig zijn om medische geschiedenissen van patiënten op een logische manier op te slaan, zodat ze gemakkelijk kunnen worden opgehaald. Evenzo kan hij of zij nodig zijn om te begrijpen wie deze informatie mag bekijken of aanvragen.
Hoewel niet alle records manager-taken computervaardigheden als een vaardigheid vereisen, is de overgang naar elektronische records gemeengoed geworden. In sommige gevallen kunnen fysieke en elektronische bestanden worden bewaard. Veel organisaties vereisen dat archiefbeheerders records fysiek kunnen opslaan, terwijl ze ook gebruik maken van een elektronisch archiveringssysteem dat de plaatsing, ophaaldatum en andere relevante gegevens kan catalogiseren.