Wat zijn de verschillende taken voor Sales Administrator?
Overal ter wereld en in verschillende bedrijfstakken zijn er veel soorten verkoopadministratorbanen te vinden. Naast de werkomgeving kunnen deze banen ook in verschillende hoedanigheden bestaan. Voorbeelden hiervan zijn marketing, administratie, informatietechnologie en logistiek. In veel gevallen zijn de taken van de verkoopbeheerder bedoeld om interne processen te stroomlijnen en de winst te verbeteren. Ondanks enkele overlappende taken zal elke capaciteit waarschijnlijk individuele verantwoordelijkheden met zich meebrengen.
Verkoopteams hebben vaak ondersteunend personeel nodig dat de totale afdelingsproductiviteit verbetert. Activiteiten zoals het ontwikkelen van marketingplannen en het implementeren van nieuwe computertoepassingen kunnen teamleden helpen efficiënter te werken. De banen van verkoopadministrators zullen dus waarschijnlijk beschikbaar zijn in veel bedrijfstakken met uiteenlopende verantwoordelijkheden. Consistente functies kunnen het beheren van belangrijke relaties met leveranciers en klanten en het faciliteren van contractonderhandelingen omvatten. Bijkomende taken omvatten waarschijnlijk vertrouwelijk bestandsonderhoud, papierverwerking en administratieve taken zoals gevraagd.
Een functiebeschrijving van een verkoopbeheerder bij een financieel planningsbedrijf kan de volgende taken omvatten: individuele contractvoorstellen genereren en verspreiden onder makelaars, productspecificaties voor voorstelaanvragen bevestigen en kantoorrecepties coördineren. De verkoopbeheerder kan ook welkomstpakketten maken voor nieuwe klanten, nieuw marketingmateriaal ontwikkelen en potentiële klantinformatie beheren. Op deze manier faciliteert de verkoopbeheerder vele interne functies, waaronder het ontwikkelen van voorstellen en klantrelaties.
Marketing is meestal een ander belangrijk onderdeel van de inspanningen van het verkoopteam. Banen van verkoopbeheerder in deze hoedanigheid kunnen daarom klantonderzoeksprogramma's, contacten tussen klanten en verkoopvertegenwoordigers onderhouden en wekelijkse rapporten over klantverkeer en productinteresse leveren. Deze posities kunnen verder prospectlijsten creëren voor gebruik met marketingcampagnes, verkoopkantoren bezoeken om klantleads te distribueren en de aanwezigheid bij industriële evenementen coördineren.
Sommige jobs voor verkoopadministrators ondersteunen een volledig verkoopcentrum in plaats van alleen een team. Een frisdrankdistributeur kan bijvoorbeeld van iemand verlangen dat hij telefoon- en e-mailcommunicatie beheert, databasesystemen onderhoudt die schema's en afleveringsspreadsheets bevatten en routinematige correspondentie voorbereiden. Zo'n functie als verkoopbeheerder kan ook vergaderingen en reisarrangementen coördineren, inkooporders en onkostenrapporten verwerken en presentaties en bijbehorend materiaal maken. Hoewel deze functie nog steeds de verkoop van het bedrijf ondersteunt, zijn specifieke functies vergelijkbaar met die van een administratief medewerker.
Computers spelen vaak een integrale rol bij activiteiten van verkoopteams en het bijhouden van documentatie. Sales administrator-taken kunnen daarom informatietechnologie beheren om elektronische gegevensproblemen te minimaliseren. Verantwoordelijkheden in deze hoedanigheid omvatten waarschijnlijk het analyseren van huidige bedrijfsprocessen, het importeren en exporteren van grote informatiebestanden en het beheren van gebruikersprofielen van het verkoopteam. Deze posities kunnen ook sjablonen voor gegevensbeheer ontwikkelen, technische specificaties maken en onderhouden en zakelijke ondersteuningsplatforms voor specifieke verkoopprojecten ontwerpen.
Logistiek kan een ander gebied vormen waarin het verkoopteam gespecialiseerde hulp nodig heeft. Productie- en distributiefaciliteiten hebben bijvoorbeeld vaak mensen nodig die het verkoopproces volgen, van de eerste werkorder tot de uiteindelijke levering van het product. Banen van verkoopadministrateur kunnen dus gedetailleerde offertes en voorstellen doen in antwoord op vragen van verkoopvertegenwoordigers. Vanaf dat moment kan de verkoopadministrator inkooporders verwerken, leverings- / verzendschema's bijwerken en onderhouden en de verzendingen van producten naar of van klanten coördineren. Extra functies zijn onder meer het melden van orderstatussen aan verkoopmanagers en het afstemmen van boekhoudkundige inkomsten aan het einde van de maand en het kwartaal.