Wat zijn de verschillende taken voor coördinatoren van speciale evenementen?
Coördinator-taken voor speciale evenementen worden het meest gevonden in hotels, resorts, locaties, stadions en sportarena's. Full-service productie- en decorbedrijven, evenals concertpromotors, huren ook vaak personen in om deze rol te vervullen. Sommige evenementprofessionals plannen bedrijfsfuncties, zoals prijsuitreikingen, gala's of incentivereizen. Anderen werken met personen die een sociale affaire willen organiseren, zoals een bruiloft of bar mitswa. Sommige speciale evenementen coördinator banen omvatten voorbereidingen voor openbare evenementen en festivals, die honderden of duizenden gasten kunnen bijwonen.
Verantwoordelijkheden omvatten meestal de organisatie van de vele aspecten van een bepaalde functie. Bij de planning van openbare festivals of concerten kunnen bijvoorbeeld personen worden ingehuurd om deze evenementen op grote schaal te promoten en op de markt te brengen. Andere vereisten kunnen zijn het inhuren van uitbestede leveranciers en entertainment. Individuen met speciale evenementen-coördinatoropdrachten kunnen evenementvergunningen beveiligen, voldoende parkeergelegenheid regelen, verkopers van eten en drinken coördineren en andere logistieke details afhandelen.
Enkele andere soorten taken voor coördinatoren van speciale evenementen zijn het plannen en organiseren van bedrijfsprogramma's. Luchtvaartreizen, grondtransport, hotelaccommodaties, vergaderingen, dineren, off-site tours, teambuildingactiviteiten en themafeesten kunnen allemaal in dit soort gelegenheden worden opgenomen. Het aantal aanwezigen kan variëren van 20 tot meer dan 2.000. Veel speciale evenementen coördinator banen gericht op de zakelijke markt vereisen een ander niveau van kennis en ervaring dan die gericht op sociale feesten, zoals bruiloften en verjaardagsfeestjes.
De beslissingen van zakelijke klanten over hun evenementen worden meestal beïnvloed door marketing en productbranding, evenals budgetrichtlijnen. Een verkoop- of stimuleringsbijeenkomst is vaak gericht op het verbeteren of behouden van een hoog moreel binnen het personeelsbestand en het vergroten van de motivatie van werknemers. Wanneer klanten sociale evenementen plannen, zijn de doelen echter aanzienlijk anders.
Wanneer een paar besluit te trouwen en hun huwelijk plannen, zijn beslissingen grotendeels gebaseerd op emoties. De bruid en bruidegom kunnen zich ook zorgen maken over wat hun vrienden en familie het evenement zullen beschouwen als een algehele ervaring. Hoewel zakelijke klanten over het algemeen minder geïnteresseerd zijn in decoritems, zoals bloemen, kunnen dergelijke details het belangrijkste onderdeel zijn voor een sociale klant.
Deze factoren kunnen de focus van een evenementcoördinator verleggen naar ontwerpelementen zoals het vinden van de perfecte roze tint voor een middelpunt, in tegenstelling tot de audiovisuele behoeften van een grootschalige zakelijke bijeenkomst. Om deze reden zullen taken voor coördinatoren van speciale evenementen verschillen, afhankelijk van de client en het type partij of functie dat wordt gecoördineerd. Ongeacht de klant zijn interpersoonlijke communicatievaardigheden, evenals sterke organisatorische vaardigheden, echter een van de belangrijkste kenmerken voor elke professional in evenementplanning.