Wat zijn de verschillende soorten administratieve assistent-taken?
Administratieve assistenten voeren een breed scala aan secretariële taken uit om de stroom van organisatie en productiviteit in een professionele of bedrijfsgerichte omgeving, meestal in een kantooromgeving, te vergemakkelijken. De meeste administratieve assistent-banen vereisen echter vaardigheden en professionaliteit die veel verder gaan dan de typische rol van secretaresses. Zoals de titel al aangeeft, zijn de primaire taken van administratieve medewerkers grotendeels gerelateerd aan de administratieve kant van het bedrijf of de organisatie met als doel het assisteren van hoger en uitvoerend personeel.
De meeste administratieve assistent-taken houden echter een zekere mate van administratieve taken in, zoals het beantwoorden van telefoons, het instellen van afspraken, het typen van correspondentie, archiveren, enz. Ze kunnen ook nodig zijn om kantoorbenodigdheden te inventariseren en opnieuw te ordenen, boekhoudkundige gegevens bij te houden, en andere alledaagse klusjes die nodig zijn voor eenvoudig kantoorbeheer. Over het algemeen wordt echter van administratieve assistenten verwacht dat ze even vaardig zijn in het gebruik van een verscheidenheid aan computersoftware en databasesystemen, evenals in het aantonen van uitzonderlijke communicatie- en projectmanagementvaardigheden. In dit verband houden veel administratieve assistentfuncties in dat ze verantwoordelijkheden op zich nemen, zoals het coördineren van beurzen, het houden van presentaties en het maken van verschillende marketingmaterialen voor onderpand.
Veel administratieve assistent banen vereisen kennis en vaardigheden die relevant zijn voor een gespecialiseerd veld. Sommige administratieve assistenten vervullen bijvoorbeeld een dubbele taak als uitvoerende secretaresses, medische secretaresses of juridische assistenten. De basistaken van het soepel runnen van een kantoor blijven hetzelfde, maar deze functies omvatten ook vaardigheden die specifiek zijn voor de branche, zoals gegevensanalyse, het vastleggen van patiëntengeschiedenis of het opstellen van juridische documenten. Extra administratieve assistent banen die specialisatie vereisen bestaan in onroerend goed, verzekeringen, onderzoek en ontwikkeling, overheid, onderwijs en nog veel meer markten.
Over het algemeen is er geen standaard niveau van training of opleiding naast een middelbare schooldiploma dat vereist is om een administratief medewerker te worden. Sterker nog, veel mensen bereiden zich voor op de rol door door te gaan met on-the-job training in verschillende soorten kantooromgevingen en gedurende een bepaalde periode op te werken. Er zijn echter professionele certificeringen beschikbaar voor administratieve assistent-banen, althans in de VS. De International Association of Administrative Professionals biedt bijvoorbeeld de aanwijzing van Certified Administrative Professional (CAP). Andere organisaties bieden training en certificering die relevant zijn voor bepaalde beroepen, zoals de Accredited Legal Secretary (ALS) en Professional Legal Secretary (PLS) -certificeringen aangeboden door de National Association of Legal Secretaries.