Wat zijn de verschillende soorten administratieve assistenten?
Administratieve assistenten werken over het algemeen in een kantooromgeving. Deze mensen worden meestal tewerkgesteld als assistent van een of meer senior bestuurders of bedrijfsfunctionarissen. Administratief assistent werk kan worden gevonden in een scala van industrieën, van onroerend goed tot website ontwikkeling. Hun taken omvatten vaak een combinatie van administratieve taken, gespecialiseerde taken en persoonlijke taken.
De vaardigheden die een administratief medewerker nodig heeft, kunnen sterk variëren. Dit komt omdat de behoeften van elke werkgever heel anders kunnen zijn. Dit geldt zelfs binnen een enkele industrie. Administratief assistent-werk bij het ene drukkerijbedrijf omvat mogelijk niet alle taken of vaardigheden zoals het werk bij een ander bedrijf. Om deze reden zijn openbaarmaking en beoordeling van verantwoordelijkheden vaak een bepalende factor tijdens het interviewproces, zelfs wanneer het duidelijk is dat een persoon ervaring in het veld heeft.
Bijna alle administratieve assistentiewerk zal een soort administratieve taken omvatten. Het is zeldzaam, zo niet onmogelijk, om een dergelijke positie te vinden waar computervaardigheden niet nodig zijn. De vereiste omvang van die computervaardigheden kan beperkt zijn tot basisspreadsheet, tekstverwerking en internetmogelijkheden. In sommige gevallen kan van een persoon worden vereist dat hij zeer geavanceerd is op deze gebieden en moet hij misschien ervaring hebben met minder gebruikelijke programma's, zoals boekhoudsoftware.
Het bereik van gespecialiseerde kennis dat nodig kan zijn, is zowel industrie- als bedrijfsspecifiek. Bij een website-ontwikkelingsbedrijf kan bijvoorbeeld administratief assistentwerk enige kennis van programmeren en webontwerp vereisen. Een onroerendgoedbedrijf kan echter van een persoon verlangen dat hij competent is op gebieden zoals onroerendgoedrecht en geografie.
Omdat veel professionals vaak bezig zijn, kunnen de lijnen tussen een administratief medewerker en een persoonlijke assistent vervagen. Administratief assistent werk omvat meestal het uitvoeren van persoonlijke taken voor anderen, zoals het plannen van activiteiten of het weigeren van uitnodigingen die niet direct verband houden met werk. Zulke banen kunnen ondergeschikte taken omvatten, zoals het bestellen en verkrijgen van lunch of het verzenden en ontvangen van privéleveringen.
Binnen sommige bedrijven zijn er verschillende niveaus van administratieve assistenten. Sommige zijn mogelijk beter gekwalificeerd, beter betaald en hebben belangrijkere titels dan de andere. Dit gebeurt vaak wanneer de vereiste werklast meer dan één persoon aankan. Het komt ook voor bij bedrijven die pleiten voor de scheiding van bepaalde taken, zoals debiteuren en crediteuren. In deze gevallen kan het werk van de administratief medewerker uitdrukkelijk worden gedefinieerd of kan een senior beheerder taken delegeren naar eigen goeddunken.