Wat zijn de verschillende soorten kwalificaties van juridisch secretarissen?
Veel kwalificaties van juridisch secretarissen zijn vergelijkbaar met die voor andere secretariële functies. Deze omvatten archiveren, typen ten minste 40 woorden per minuut en de mogelijkheid om tekstverwerkingssoftware te gebruiken. Hij of zij moet ook bekend zijn met verschillende soorten juridische documenten en hoe deze door het gerechtssysteem kunnen stromen; enige juridische terminologie kennen is essentieel. Goede interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om vertrouwelijkheid te handhaven zijn nuttige kwalificaties, omdat een juridisch secretaresse vaak met verschillende mensen te maken heeft onder zeer stressvolle omstandigheden.
Het opstellen van correspondentie en het bijhouden van klantendossiers zijn twee veel voorkomende taken die worden uitgevoerd door juridische secretaresses en veel kwalificaties van juridische secretaresses zijn vaak administratief van aard. Een advocaat kan een potentiële werknemer vragen om een typetest af te leggen om aan te tonen dat hij of zij kan omgaan met het voorbereiden van grote hoeveelheden materiaal. Weten hoe u tekstverwerkingssoftware moet gebruiken, is ook een essentieel onderdeel van het werk. Een juridisch secretaresse kan ook grootboeken bijhouden, dus soms zijn basisboekhoudvaardigheden en training in de spreadsheetdatabase vereist.
Tijdens de opleiding tot juridisch secretaresse wordt veel nadruk gelegd op juridische documenten. Dit komt omdat deze werknemer deze documenten vaak namens de advocaat kan indienen, lezen of voorbereiden. Hij of zij kan ook papierwerk aan klanten bezorgen of ze indienen bij een griffier. Aangezien de secretaresse hier mogelijk niet veel instructies over krijgt, is een van de kwalificaties van de wettelijke secretaris misschien te weten waarvoor deze documenten worden gebruikt, zodat ze indien nodig kunnen worden gearchiveerd of verzonden.
Juridische ethiek bepaalt grotendeels de relatie tussen een cliënt en een advocatenkantoor. Veel kwalificaties van juridische secretaresses worden bepaald door de lokale ethische regels en kunnen een mogelijkheid omvatten om de vertrouwelijkheid te bewaren en belangenconflicten te vermijden. Andere vaardigheden kunnen te wijten zijn aan de aard van juridisch werk, omdat cliënten meestal alleen advocaten zien wanneer ze problemen hebben die ze niet zelf kunnen oplossen. Dientengevolge moet een juridisch secretaresse beschikken over goede public relations-vaardigheden en het vermogen kalm te blijven in stressvolle situaties.
In veel advocatenkantoren is een juridisch secretaresse de eerste persoon die een cliënt tegenkomt wanneer hij of zij op bezoek komt. Als deze persoon zowel vriendelijk als professioneel is, is de perceptie van de cliënt van de advocaat eerder positief dan wanneer de secretaris onvriendelijk is. Klanten moeten mogelijk ook met de secretaresse praten terwijl er een zaak gaande is, wat het erg belangrijk voor deze werknemer maakt om bereid en in staat te zijn om met hen te communiceren.