Wat zijn de verschillende soorten postkameropdrachten?

Het is waarschijnlijk geen verrassing dat werken in een postkamer het verwerken van post omvat. Om een ​​postkamer goed te laten werken, moet het werk van postkamermedewerkers echter, met name in het geval van grote bedrijven, worden opgesplitst in een aantal specifieke taken. Over het algemeen kunnen postkameropdrachten worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën: die met betrekking tot inkomende post en die met betrekking tot uitgaande post. Inkomende post vereist meestal sorteren en bezorgen, terwijl uitgaande post mogelijk moet worden verzameld, gewogen, geëtiketteerd en gepland voor afhaling. In postkamers die meerdere bedienden in dienst hebben, zal één persoon vaak als manager fungeren en de verschillende postkameropdrachten delegeren en overzien die elke dag moeten worden voltooid.

De vele verschillende postkameropdrachten die betrokken zijn bij het dagelijks verwerken van de post van een bedrijf, kunnen worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën: die gerelateerd aan inkomende e-mail en die gerelateerd aan uitgaande post. Het verwerken van inkomende e-mail begint meestal met sorteren. In het geval van kleine bedrijven kan post onmiddellijk worden gesorteerd op ontvanger, terwijl bij grote bedrijven binnenkomende brieven en pakketten eerst op afdeling kunnen worden gesorteerd en vervolgens op ontvanger kunnen worden geordend. Afhankelijk van het postvolume kan dit sorteerproces handmatig worden uitgevoerd of worden voltooid met behulp van geautomatiseerde apparatuur. Nadat inkomende post is gesorteerd, kunnen een of meer postkamermedewerkers de post bezorgen bij individuele ontvangers of bij postvakken van de afdeling.

Andere postkamer-taken draaien om het verwerken van uitgaande post. Uitgaande items kunnen rechtstreeks worden afgeleverd in een postkamer via een parachute-systeem, of kunnen worden opgehaald bij individuele verzenders of afdelingskantoren of postbussen door postkamerbedienden. Zodra uitgaande artikelen in de postkamer zijn aangekomen, moeten ze mogelijk worden gewogen en geëtiketteerd met verzendkosten of andere noodzakelijke informatie. Postkamerbedienden moeten mogelijk pickups plannen voor artikelen die door particuliere bezorgbedrijven worden afgehandeld. Uitgaande items kunnen vervolgens in externe mailboxen worden geplaatst, in een aangewezen afhaalgebied, of, in het geval van interne mail, worden doorgestuurd naar de juiste afdeling of persoon.

In grote postkamers met meerdere bedienden, kan één persoon als supervisor dienen, waarbij de verschillende postkameropdrachten die elke dag moeten worden uitgevoerd, worden gedelegeerd en gecontroleerd. Een postkamer-supervisor kan bijvoorbeeld sorteerplichten toewijzen aan de ene medewerker, afdelingsafgifte- en incassotaken aan een andere, en weeg- en etiketteringsplichten aan een andere. De supervisor kan ook verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van hogere postkosttaken, zoals het beheren van accounts van particuliere bezorgbedrijven en het bestellen van verzendkosten.