Wat zijn de essentiële vaardigheden voor een receptionist?
Er zijn enkele essentiële vaardigheden voor een receptioniste die in een kantooromgeving wil worden aangenomen en wil slagen in het werk. Interpersoonlijke vaardigheden zijn veruit de belangrijkste; aangezien de receptioniste elke dag met een aantal verschillende mensen zal communiceren en het bedrijf zal vertegenwoordigen, is het absoluut noodzakelijk dat hij of zij vriendelijk en professioneel is. Bovendien is de mogelijkheid om te multitasken ook erg belangrijk, omdat receptionisten op elk willekeurig moment bezig kunnen zijn met het beantwoorden van telefoons, e-mails en het spreken met mensen. De mogelijkheid om kantoorapparatuur te gebruiken, zoals telefoonsystemen, computers en faxapparaten, zijn ook essentiële vaardigheden voor een receptionist.
Het grootste deel van het werk van een receptionist omvat het beantwoorden van telefoons en het helpen van mensen die een bedrijf binnenlopen, ongeacht het type bedrijf dat het is. Als gevolg hiervan zijn interpersoonlijke vaardigheden en goede communicatieve vaardigheden enkele van de belangrijkste vaardigheden voor een receptionist. Hij of zij moet een aangename telefoonstem en houding hebben en altijd vriendelijk, beleefd en professioneel zijn. De mogelijkheid om mensen in gesprek te krijgen is ook belangrijk, naast uitgebreide kennis over het bedrijf om vragen snel en nauwkeurig te beantwoorden.
Multi-tasking vaardigheden zijn ook belangrijke vaardigheden voor een receptionist om te hebben. De meeste receptionisten zijn de hele dag druk bezig met het beantwoorden van rinkelende telefoons, het bijwonen van mensen die op kantoor komen en het uitvoeren van andere taken op kantoor op de computer. Velen zijn ook verantwoordelijk voor taken zoals het plannen van vergaderingen, het bestellen van lunches of het voorbereiden van bepaalde rapporten. Als gevolg hiervan gaan deze multi-tasking-vaardigheden hand in hand met uitstekende organisatorische vaardigheden. Een receptionist moet in staat zijn om georganiseerd en bovenop bepaalde taken te blijven zonder constante herinneringen of instructies van leidinggevenden op kantoor.
Bovendien zijn bepaalde algemene kantoorvaardigheden voor een receptionist ook noodzakelijk om te hebben. Receptionisten en kantoorassistenten moeten weten hoe ze telefoonsystemen met meerdere lijnen, computers en bepaalde soorten kantoorsoftware, zoals tekstverwerking en spreadsheetprogramma's, en andere hulpmiddelen zoals een kopieermachine en een faxapparaat moeten gebruiken. De meeste receptionisten zouden een bepaald aantal woorden per minuut moeten kunnen typen en veel aandacht moeten hebben voor detail om fouten op te vangen. In bepaalde delen van de wereld zijn meertalige receptionisten zeer gewild om een uitstekende klantenservice te bieden aan het hele klantenbestand. Bepaalde werkgevers vereisen mogelijk andere vaardigheden in de vacature, maar deze komen het meest voor.