Wat doet een Back Office Executive?

Backoffice-carrières richten zich meestal op de taken die een bedrijf draaiende houden. Om deze reden houdt de typische backoffice-manager zich vaak bezig met telefoongesprekken, gegevensinvoer en faxen. Het helpen van de kantoormanager bij het inventariseren is een andere veel voorkomende taak en kan het bestellen van benodigdheden en het bijhouden van het gebruik van kantoorapparatuur inhouden. Bovendien kan de backoffice-administratie deelnemen aan human resources (HR), waaronder het helpen interviewen, beheren en mogelijk disciplineren van medewerkers.

Veel van de typische taken van de backoffice-uitvoerders betreffen het gebruik van technologie om het bedrijf van achter de schermen georganiseerd te houden. Iemand in dit veld kan bijvoorbeeld telefoontjes beantwoorden en doorverbinden, gegevens in de computer invoeren en e-mails beheren. Een leidinggevende van dit type moet vaak weten hoe verschillende typen kantoortechnologie te gebruiken, zoals een kopieermachine, fax en printer, en wordt vaak verwacht dat deze systemen voor andere werknemers in goede staat blijven. Wanneer reparaties voor deze machines nodig zijn, wordt meestal van een ervaren backofficemedewerker verwacht dat deze het probleem oplost of een reparateur.

Naast het in goede staat houden van de apparatuur, verwachtte de typische backoffice-manager meestal ook dat kantoorbenodigdheden op voorraad blijven. Veel kantoren gaan bijvoorbeeld snel door papier, pennen en printerinkt, daarom moet minstens één persoon tellen hoeveel van elk artikel het bedrijf heeft, het vergelijken met hoeveel het nodig heeft en vervolgens meer bestellen op basis van dat aantal . Veel bedrijven hebben een officemanager in dienst voor deze taken, maar van de backoffice-manager wordt meestal verwacht dat hij deze taak helpt of zelfs volledig overneemt als de manager niet beschikbaar is.

Bovendien wijzen veel bedrijven ten minste één backofficestafmedewerker toe aan HR-taken, waardoor die persoon soms standaard de personeelsafdeling van het bedrijf wordt. Om deze reden kunnen mensen die in backofficetaken werken worden aangesteld om cv's te doorlopen en kandidaten te selecteren die het meest geschikt zijn voor beschikbare functies. Leidinggevenden kunnen vervolgens gesprekken met de HR-manager bellen en plannen, hoewel van hen ook kan worden verwacht dat zij zelf kandidaten interviewen. Zodra werknemers zijn aangenomen, kan de typische backoffice-manager werknemers trainen, disciplineren en indien nodig beëindigen, vooral in bedrijven die anders geen HR-afdeling hebben.