Wat doet een vertegenwoordiger voor facturering?
Een factureringsvertegenwoordiger houdt klantendatabases bij, geeft rekeningen uit en behandelt communicatie met betrekking tot factureringszaken. Veel nutsbedrijven, medische kantoren en soortgelijke dienstverleners gebruiken factureringsvertegenwoordigers om hun facturerings- en betalingssystemen te beheren. Er zijn meestal geen speciale educatieve vereisten voor dit werk buiten een middelbare schooldiploma, hoewel sommige kantoren relevante ervaring met administratieve ondersteuning en facturering verwachten. Jobkansen kunnen variëren, afhankelijk van ervaring, training en regio.
Wanneer er nieuwe klanten of klanten aankomen, schrijft de factureringsvertegenwoordiger hen in, verzamelt basisinformatie, registreert deze en neemt kennis van speciale zorgen. Dit kan in aanmerking komen voor services via verzekeringen of andere betalingsprogramma's. Vertegenwoordigers van facturering kunnen advies geven, mensen op hun verplichtingen wijzen wanneer ze producten en diensten accepteren en advies geven over het verlagen van kosten. Als een klant op een medisch kantoor bijvoorbeeld een verzekering heeft, kan de vertegenwoordiger voor facturering adviseren om vooraf toestemming te krijgen voor bepaalde procedures of behandelingen.
Terwijl het bedrijf diensten levert, genereert de factureringsvertegenwoordiger facturen en stuurt deze naar de juiste partij. Dit kan een verzekeringsmaatschappij, een overheidsinstantie die diensten levert, een werkgever of een andere entiteit zijn. Het resterende bedrag op de factuur is de verantwoordelijkheid van de klant. Vertegenwoordigers van facturering kunnen werken aan betalingsplannen en andere maatregelen voor het verwerken van grote en onverwachte facturen. Ze houden klantaccounts goed in stand en onderhouden communicatie met klanten die een openstaand saldo hebben om de kansen op het volledig verzamelen van het saldo te vergroten.
Deze taak kan verzekeringsverificatie omvatten, controles om ervoor te zorgen dat klanten verzekerd zijn en om de aard van hun dekking te bepalen. Vertegenwoordigers van facturen moeten mogelijk bekend zijn met coderingsmethoden die worden gebruikt om services en procedures te identificeren met behulp van een gestandaardiseerd systeem. In sommige gevallen kunnen meerdere systemen door hetzelfde bedrijf worden gebruikt, afhankelijk van waar rekeningen naartoe gaan. Verzekeringsmaatschappijen kunnen bijvoorbeeld hun eigen codes hebben, die correct moeten worden ingevoerd om betalingen te ontvangen.
Initiële incasso's op klantaccounts die achterstallige betalingen lijken te hebben, kunnen de verantwoordelijkheid zijn van een vertegenwoordiger van de facturering. Dit kan het vaststellen van juiste contactgegevens, het indienen van betalingsverzoeken en het verstrekken van informatie over betaalmethoden omvatten. Als klanten niet reageren op incassopogingen, kan het bedrijf deze tegen betaling overdragen aan een derde die agressievere praktijken gebruikt. Door zich uitsluitend te richten op incasso's, in tegenstelling tot een factureringsvertegenwoordiger die verschillende taken afhandelt, kan de derde het incassotarief wellicht verhogen.