Wat doet een factureringsvertegenwoordiger?
Een factureringsvertegenwoordiger onderhoudt klantdatabases, geeft rekeningen uit en behandelt communicatie met betrekking tot factureringszaken. Veel nutsbedrijven, medische kantoren en soortgelijke dienstverleners gebruiken factureringsvertegenwoordigers om hun facturerings- en betalingssystemen te beheren. Er zijn meestal geen speciale educatieve vereisten voor dit werk buiten een middelbare schooldiploma, hoewel sommige kantoren relevante ervaring in administratieve ondersteuning en facturering specifiek verwachten. Vacatures kunnen variëren, afhankelijk van ervaring, training en regio.
Wanneer nieuwe klanten of klanten aankomen, schrijft de factureringsvertegenwoordiger hen in, verzamelt de basisinformatie, het opnemen ervan en nota nemen van speciale problemen. Dit kan in aanmerking komen voor diensten via verzekeringen of andere betalingsprogramma's. Factureringsvertegenwoordigers kunnen counseling bieden, mensen waarschuwen voor hun verplichtingen wanneer zij producten en diensten accepteren en advies geven over het verlagen van de kosten. Bijvoorbeeld als een klant bij een medischeKantoor heeft een verzekering, de factureringsvertegenwoordiger kan adviseren om voor bepaalde procedures of behandelingen voorschot te krijgen.
Aangezien het bedrijf diensten verleent, genereert de factureringsvertegenwoordiger rekeningen en stuurt ze naar de juiste partij. Dit kan een verzekeringsmaatschappij, overheidsinstantie zijn die diensten, werkgever of andere entiteit biedt. Elke rest op de rekening is de verantwoordelijkheid van de klant. Factureringsvertegenwoordigers kunnen werken aan betalingsplannen en andere maatregelen voor het omgaan met grote en onverwachte rekeningen. Ze houden klantrekeningen een goede reputatie en behouden de communicatie met klanten die uitstekende saldi hebben om de kansen om het saldo volledig te verzamelen te vergroten.
Deze taak kan verzekeringsverificatie omvatten, cheques om ervoor te zorgen dat klanten verzekerd zijn en om de aard van hun dekking te bepalen. Factureringsvertegenwoordigers moeten mogelijk bekend zijn met coderingspraktijkengebruikt om services en procedures te identificeren met behulp van een gestandaardiseerd systeem. In sommige gevallen kunnen meerdere systemen door hetzelfde bedrijf worden gebruikt, afhankelijk van waar rekeningen naartoe gaan. Verzekeringsmaatschappijen kunnen bijvoorbeeld hun eigen codes hebben die correct moeten worden ingevoerd om betalingen te ontvangen.
Eerste collecties op klantaccounts die achterstallige achterstand lijken te zijn, kunnen de verantwoordelijkheid zijn van een factureringsvertegenwoordiger. Dit kan omvatten dat het vaststellen van juiste contactgegevens, het indienen van eisen voor betaling en het verstrekken van informatie over betalingsmethoden. Als klanten niet reageren op pogingen om te verzamelen, kan het bedrijf ze overdragen aan een derde partij die meer agressieve praktijken gebruikt, tegen een vergoeding. Door zich uitsluitend op collecties te concentreren, in tegenstelling tot een factureringsvertegenwoordiger die een verscheidenheid aan taken verzorgt, kan de derde partij het verzamelpercentage verhogen.