Wat doet een factureringstoezichthouder?

Een facturerende supervisor leidt een team van griffiers die verantwoordelijk zijn voor het verzenden van facturen naar klanten en voor het innen van betalingen. De supervisor moet taken in het factureringskantoor toewijzen en toezicht houden op de dagelijkse activiteiten van de griffiers. In sommige gevallen kan de supervisor de bevoegdheid hebben om bedienden aan te werven en te beëindigen, terwijl supervisors bijna altijd verantwoordelijk zijn voor het geven van training en advies tijdens het werk.

Verzekeringsmaatschappijen, ziekenhuizen, satelliettelevisiebedrijven en andere dienstverleners hebben meestal interne factureringsteams in dienst en deze teams worden beheerd door een factureringstoezichthouder. Sommige werkgevers vereisen van supervisors dat zij een universitair diploma hebben behaald in bedrijfskunde, boekhouding, management of een vergelijkbaar veld. Andere bedrijven gebruiken eenvoudig ervaren en bekwame factureringsmedewerkers in supervisorrollen. Grote verzekeringsmaatschappijen kunnen meerdere factureringstoezichthouders in dienst hebben om teams van bedienden te leiden die betalingen voor verschillende soorten polissen afhandelen.

Dagelijks moet de factureringstoezichthouder gewoonlijk lijsten met klanten verstrekken die moeten worden gefactureerd voor recente diensten. In veel gevallen moet de supervisor dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse rapporten maken om bij te houden hoeveel klanten zijn gefactureerd en hoeveel facturen zijn betaald. De supervisor kan medewerkers helpen bij het vinden van clients die niet gemakkelijk bereikbaar zijn. Bovendien heeft de factureringstoezichthouder normaal gesproken enige kennis van de lokale incassopraktijken en -wetten en kan daarom griffiers adviseren over de beste juridische manier om een ​​achterstallige schuld te innen.

Klanten betwisten soms facturen, hetzij omdat de vermelde services niet werden geleverd, hetzij omdat het factuurtotaal afwijkt van de geschatte kosten van services. In veel landen betalen verzekeringsmaatschappijen medische premies namens de verzekerde, maar verzekeringspolissen dekken meestal alleen bepaalde kosten. In dit geval moeten de facturatiebedienden de verzekerde voor de rest van de factuur factureren. Kosten met co-betalingen leiden vaak tot geschillen tussen bedienden en consumenten. Dergelijke geschillen worden meestal geëscaleerd naar de factureringstoezichthouder die de bevoegdheid heeft om af te zien van kosten of om de door de bediende verstrekte informatie te bevestigen als de factuur correct was.

Afgezien van pogingen om geschillen met klanten op te lossen, heeft de factureringstoezichthouder ook te maken met interpersoonlijke geschillen met griffiers. De facturerende supervisor is normaal gesproken verantwoordelijk voor het opstellen van het personeelsschema en heeft meestal de bevoegdheid om personeel te disciplineren dat traag is, niet komt opdagen voor het werk of die slecht presteren op het werk. In sommige landen zijn werknemers verplicht om tijdkaarten in te dienen die hun gewerkte uren beschrijven en moet de facturatie-supervisor deze kaarten ondertekenen om loonbetalingen te autoriseren.