Wat doet een filiaalmanager?
Een filiaalmanager wordt ingehuurd door een bedrijf om een regionaal kantoor volledig te runnen. De exacte reikwijdte van de verantwoordelijkheden van een filiaalmanager zal veranderen, afhankelijk van de grootte van een bedrijf, maar taken omvatten over het algemeen het beheren van werknemers en het dagelijkse functioneren van een kantoor. Dit kan het beantwoorden van telefoons, archiveren, inplannen en afhandelen van ophalingen en leveringen omvatten. In grotere kantoren houdt een filiaalmanager toezicht op de individuele werknemers die verantwoordelijk zijn voor elk van de bovengenoemde taken. Fundamenteel human resource management, zoals aanwerving en training, kan ook deel uitmaken van de functiebeschrijving van een filiaalmanager.
Bedrijven kunnen meerdere vestigingen in een regio of land hebben om activiteiten in verschillende gebieden te beheren. Elke vestiging heeft een officemanager nodig om zijn functie en werking te controleren. Binnen een kantoor ziet de filiaalmanager dat elke taak wordt vervuld op een manier die het beste past bij de behoeften van het bedrijf. Daartoe kan de filiaalmanager verantwoordelijk zijn voor het bepalen van het aantal personeelsleden dat nodig is voor een bepaalde taak, en kan hij ook verantwoordelijk zijn voor het bepalen van de specifieke functiebeschrijving van elke functie. Personeelscoördinatie is een primaire verantwoordelijkheid van de filiaalmanager.
De planning voor elke medewerker wordt ook vaak door de officemanager afgehandeld. Dit is een jongleeractie waarbij moet worden voldaan aan de personeelsbehoeften en tegelijkertijd rekening moet worden gehouden met de planningsconflicten van individuele werknemers. Wanneer een werknemer vrije tijd nodig heeft, zoals voor vakantie of zwangerschapsverlof, zorgt de manager voor dekking. Mocht een bedrijf groeien door hogere winsten of een groter aantal klanten, neemt de filiaalmanager extra personeel aan. Dit omvat het beoordelen van cv's, het plannen van interviews en het geven van nieuwe huurtrainingen.
Naast personeelsbeheer, zal een filiaalmanager ervoor zorgen dat alle apparatuur die nodig is om te werken correct functioneert. Computers, kopieermachines, faxapparaten en telefoonlijnen kunnen worden onderhouden door een medewerker van de informatietechnologie, maar het is de officemanager die verantwoordelijk is voor de aankoop van nieuwe apparatuur en het plannen van reparatietijden. Voorraadbeheer en inkoop zijn andere gebieden die worden behandeld door een officemanager. Dit omvat de aankoop van papier, pennen, verzend- en verpakkingsproducten en kantoorruimte-materialen.
Post is een ander belangrijk gebied onder toezicht van een filiaalmanager. Elke dag moet de e-mail voor het bedrijf worden gesorteerd, gedistribueerd en opgeslagen. Een andere medewerker is meestal gepland om de leiding te hebben over de postkamer. De manager houdt toezicht op deze werknemer en zorgt ervoor dat alles correct wordt afgehandeld.