Wat doet een stadsklerk?
Een stadsklerk is de persoon die belast is met de administratieve functies van een stad. Zijn taak is om de dagelijkse werkzaamheden efficiënt en nauwkeurig te laten verlopen. Normaal gesproken ondersteunt hij de stadsbeheerder, de burgemeester, de gemeenteraad en alle andere personeelsleden die rechtstreeks bij het beheer van de stad betrokken zijn.
Naast het onderhoud van alle officiële bestanden en registers houdt de griffier ook regelmatig toezicht op de fiscale verrichtingen, zoals het betalen van leveranciers en leveranciers. Hij is doorgaans verplicht om budgetten op te stellen, de juistheid en geldigheid van uitgaven te controleren en aanvragen voor budgetherzieningen in te dienen bij de stadsbeheerder. De kleine geldfondsen voor algemene kantoorkosten zijn normaal zijn verantwoordelijkheid.
Als de structuur van het stadsbestuur een gemeenteraad en burgemeester omvat, is de stadsbeambte doorgaans verplicht de agenda's voor elk van hun vergaderingen voor te bereiden en de stadscommissies op de hoogte te stellen als hun input vereist is voor bepaalde agendapunten. Deze commissies omvatten vaak de plannings- en milieu-impactcommissies, evenals de design review board en de openbare ondernemingsraad. De griffier verzamelt gewoonlijk de agendapakketten en verdeelt deze onder de raadsleden. De notulen van de vergaderingen worden gewoonlijk door de griffier opgenomen en bewerkt en na voltooiing aan de raadsleden verspreid.
Wanneer de stad verkiezingen houdt, heeft de stadsklerk vaak de leiding over de gemeentelijke verkiezingsdetails. Dit omvat in het algemeen het opstellen en verifiëren van stembiljetinformatie en distributie van de stembiljetten via e-mail of bij het stadhuis. Het aanstellen en opleiden van verkiezingswerkers maakt vaak deel uit van zijn werk, samen met het tellen en verifiëren van de verkiezingsresultaten.
Wanneer gemeentelijke codes of stadsplattegronden worden gewijzigd, is de griffier gewoonlijk verplicht ervoor te zorgen dat de juiste meldingen van de acties in lokale kranten worden gepubliceerd. Als er openbare hoorzittingen worden gehouden over kwesties die de burgers raken, wordt van hem gewoonlijk verwacht dat hij berichten over de vergaderingen tijdig publiceert. Alle bestanden en historische archieven met betrekking tot de stadsbestuur worden traditioneel bewaard op een veilige locatie door de stadsklerk.
De stadsklerk is normaal gesproken verantwoordelijk voor het screenen, inhuren en beheren van zijn ondersteunend personeel. Als stadsgebouwen of -objecten reparatie of onderhoud vereisen, worden de openbare biedingsberichten en biedingsverwerking meestal beheerd door de stadsklerk. Contracten die met de winnende contractanten worden gesloten, worden over het algemeen door de griffier gecontroleerd.
Kwalificaties voor een functie van stadsklerk omvatten doorgaans een middelbare schooldiploma of gelijkwaardig. De meeste steden geven de voorkeur aan een bachelor's degree in bedrijfskunde of een gerelateerd veld. Ervaring met office management of administratieve ondersteuning is een pre. Voorbeeldige organisatorische vaardigheden zijn over het algemeen vereist om de brede waaier van verantwoordelijkheden van een stadsbediende te kunnen dragen.